Gestione della documentazione

Ed.01
Rev. 00
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P01 - GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
PROCEDURA DI GESTIONE
DELLA DOCUMENTAZIONE
REDAZIONE
17/11/2014
VERIFICA
APPROVAZIONE
19/11/2014
30 DICEMBRE 2014
INDICE DI
CAPITOLO/PARAGRAFO
DATA DI APPROVAZIONE
REVISIONE
MODIFICATO
REVISIONE
00
MOTIVO DELLA REVISIONE
Emissione del documento
CONTROLLO DELLA DISTRIBUZIONE
Copia n°__________ consegnata a: ______________________ il ________________
Firma RGQ_______________
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INDICE
1.1
Scopo e campo di applicazione
1.2
Riferimenti
1.3
Acronimi e definizioni
1.4
Responsabilità
1.5
Rilevanza ai fini della compliance delle attività operative
1.6
Gestione della documentazione
1.7
Redazione dei documenti
1.8
Identificazione dei documenti
1.9
Revisione e aggiornamento dei documenti
1.10
Distribuzione dei documenti
1.11
Indicatori di controllo del processo
1.12
Allegati
SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Scopo della presente procedura è quello di definire le modalità e le responsabilità per garantire
un’efficace gestione dei documenti e delle registrazioni del Sistema di Controllo Interno e di
Gestione del Rischio (SCIGR), con particolare riferimento alle modalità di redazione, approvazione,
aggiornamento, revisione, conservazione e distribuzione dei dati e dei documenti interni del SCIGR,
quali:
Manuale Sistema Controllo Interno e di Gestione del Rischio (MCIGR) e relative Procedure (P),
Moduli (M), Allegati (A);
Piano triennale di prevenzione della corruzione (PTPC);
Programma triennale per la trasparenza (PTT);
Piano della performance (PP);
Standard di qualità;
Codice di comportamento;
Codice Etico;
Dati sui servizi erogati, sul personale e CV, sui provvedimenti, su autorizzazioni e concessioni,
bilanci e conti consuntivi, concorsi, ecc.
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e dei documenti esterni, quali:
Norme cogenti (Legge 190/2012, D.Lgs. 33/2013, D.Lgs.150/2009, …)
Delibere ANAC applicabili
La presente procedura si applica a tutta la documentazione del SCIGR da parte di tutte le risorse
operanti in nome e per conto dell’Università della Tuscia.
RIFERIMENTI
Manuale della Sistema Controllo Interno e di Gestione del Rischio
Piano Nazionale Anticorruzione (P.N.A)
Delibere ANAC
UNI EN ISO 9001:2008
ACRONIMI E DEFINIZIONI
Manuale (MCIGR):
E’ il documento che contiene la descrizione del SCIGR, la
dichiarazione documentata di Politica della Qualità e gli obiettivi per
la Qualità definiti.
Procedura (P):
E’ il documento che definisce la sequenza e l’interazione dei processi
inerenti ad attività specifiche; definisce condizioni e modalità per
l’esecuzione di tali attività, autorità e responsabilità delle funzioni
coinvolte.
Istruzione operativa (IO):
È un documento derivante da una Procedura che dettaglia
ulteriormente lo svolgimento di un processo complesso.
Modulo (M):
E’ un foglio di raccolta dati, sia di input che di output, in formato
standard. E’ utile per la raccolta e la verifica dei dati e per attestare
e dare evidenza dello svolgimento di alcune attività (soprattutto
quelle di controllo). Si presenta come uno schema vuoto da
compilare e una volta compilato ha la funzione di fornire evidenza
della conformità ai requisiti e dell’efficace funzionamento del SCIGR.
Registrazione:
È un modulo compilato su supporto cartaceo o informatico che
evidenzia le attività eseguite e risultati ottenuti.
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SCIGR: Sistema di Controllo Interno e di Gestione del Rischio.
RA: Responsabile Audit.
Per ulteriori definizioni si rimanda al MCIGR e alla normativa vigente.
RESPONSABILITÀ
Nell’ambito della presente procedura sono individuate e definite le seguenti responsabilità:
Direttore Generale
Dirigenti
Capi Servizio
Capi Ufficio
Responsabile della prevenzione della corruzione
Responsabile trasparenza
Referente per l’audit
Ufficio di staff
Presidio Qualità
La responsabilità dell’approvazione dei documenti che descrivono il SCIGR è sempre del Direttore
Generale, la verifica viene svolta dal Referente per l’Audit.
La responsabilità per la gestione (aggiornamento, archiviazione, distribuzione) è assegnata al
servizio di competenza.
RILEVANZA AI FINI DELLA COMPLIANCE DELLE ATTIVITA’ OPERATIVE
Questo punto definisce l’eventuale rilevanza dell’emettendo documento organizzativo rispetto agli
adempimenti richiesti per garantire la conformità delle attività operative rispetto alla normativa
relativa a:
Sistema sicurezza sul lavoro (SSL)
Sistema di sicurezza ambientale (SSA)
Piano TPC
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L’emittendo documento organizzativo può definire controlli interni aventi rilevanza generica
rispetto alla prevenzione dei rischi di non-compliance relativi ai sistemi sopra citati, oppure avere
rilevanza specifica in quanto descrivono attività specifiche di prevenzione dei rischi stessi.
1. Rilevanza generica ricorre quando le regole stabilite dall’emettendo documento
organizzativo vanno a configurare l’ambiente di controllo generale dell’università e quindi
non riguardano in maniera specifica alcuna attività sensibile ai sensi dei sistemi sopra citati.
Si intendono regole di carattere generico quelle riferiti ai seguenti principi qualificanti il
sistema di controllo interno generale di ateneo quali:
a. Segregazione delle attività: chiara attribuzione e suddivisione dei compiti e delle
responsabilità relative a fasi di svolgimento del processo tra soggetti diversi
dell’organizzazione
b. Esistenza di norme: fa riferimento al sistema di norme che regolano le attività
indipendentemente dal documento organizzativo
c. potere di firma ed autorizzativi: fanno riferimento all’esercizio di un potere
specificatamente previsto dai documenti organizzativi o dalle norme
d. tracciabilità: fa riferimento alle modalità di archiviazione, conservazione e accesso
alla
documentazione
degli
atti/azioni
relativi
al
processo.
La
tracciabilità
documentale può essere cartacea o informatizzata.
2. di natura specifica se le regole stabilite dall’emettendo documento organizzativo
riguardano una o più attività sensibili ai sensi dei sistemi di prevenzione sopra descritti. In
questo
secondo
caso
(rilevanza
specifica)
verrà
verificato
che
l’emettenda
documentazione organizzativa sia corredata dell’allegato appositamente previsto.
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Generalità
La procedura di gestione della documentazione del SCIGR riguarda i seguenti documenti
dell’Ateneo:
Documenti di origine interna:
Manuale SCIGR
Procedure (P)
Istruzioni operative (IO)
Moduli e allegati
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Circolari, note
Documenti di origine esterna:
Norme italiane e internazionali
Direttive e regolamenti comunitari
Disposizioni, comunicazioni, circolari provenienti dalle istituzioni pubbliche di riferimento
(MIUR, ANVUR, ANAC, ecc.)
Contratti
Il processo di gestione della documentazione si articola nelle seguenti attività:
1. redazione;
2. verifica;
3. approvazione / emissione;
4. distribuzione o messa a disposizione;
5. modifica / aggiornamento;
6. conservazione e archiviazione;
7. rimozione.
Le responsabilità delle attività di gestione della documentazione sono riportate nella seguente
Matrice delle Responsabilità.
Funzione
Doc
Direttore
Dirigente
Capo
Capo
Referente
Generale
divisione
Servizio
Ufficio
per l’Audit
Manuale SCIGR
R
C
Procedure e Istruzioni
C
R
PTPC
R
C
C
PTT
R
C
C
PP
R
C
C
Standard qualità
R
C
C
C
C
operative
C
Legenda:
6
C
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R = responsabilità primaria
C = responsabilità contributoria
Manuale SCIGR
Il Manuale del Sistema di Controllo interno e Gestione dei Rischi è identificato con la sigla MCIGR.
Gli allegati sono indicati con AM e numero progressivo dell’allegato (es. AM01 = allegato 01 al
Manuale). Il manuale è redatto dal Referente per l’Audit.
Il Direttore Generale verifica la congruenza del MCIGR con le norme interne ed esterne e lo
approva.
L’approvazione e l’autorizzazione all’emissione del manuale compete esclusivamente al Direttore
Generale con il supporto dell’ufficio staff per gli aspetti operativi di gestione documentale.
L’iter di approvazione prevede 2 livelli di firma:
firma di redazione, a cura del Referente per l’Audit;
firma di verifica e autorizzazione all’emissione a cura del Direttore Generale.
Il documento è emesso in numero finito di copie, singolarmente numerate e approvate, distribuite
a tutti i soggetti interni e/o esterni interessati. Il controllo della distribuzione delle copie del manuale
avviene tramite la Lista di Distribuzione. La copia elettronica è pubblicata in rete nella cartella
dropobox “Manuale delle procedure” in formato pdf, ed è consultabile e scaricabile dai soggetti
autorizzati.
Lo stato di aggiornamento del manuale è individuato dal numero di revisione, riportato sulla prima
pagina e nelle successive. Lo stato di aggiornamento di ogni sezione del manuale è individuabile
dalla relativa tabella, che riporta la revisione, la descrizione della modifica e relativa data.
Le modifiche / aggiornamenti del manuale sono redatte dallo staff. La verifica e l’approvazione
del manuale revisionato avvengono come già descritto sopra.
Direttore Generale
Referente per l’Audit
Redazione e modifiche
-
R
Verifica
-
R
Approvazione
R
-
Distribuzione/conservazione
-
R
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Procedure, Istruzioni operative e Moduli
L’esigenza di definire delle procedure e delle istruzioni operative nasce dalla necessità di avere
una chiara e trasparente modalità di svolgimento dei processi fondamentali dell’Ateneo.
Le Procedure le Istruzioni operative, con allegati i relativi moduli, sono destinate al solo uso interno e
pertanto vengono messe a disposizione del personale sia in forma cartacea che in pdf.
La differenza tra procedure e istruzioni operative è che le prime hanno carattere organizzativo e
interfunzionale, le seconde tecnico-operativo.
Per la definizione di una procedura/istruzione operative l’ufficio responsabile elabora una bozza
della procedura/istruzione operative e della relativa modulistica.
Il dirigente della divisione verifica la congruenza della procedura/istruzione operativa e le
sottopone per approvazione al Direttore Generale. L’approvazione e l’autorizzazione all’emissione
sia delle procedure nuove che di quelle modificate compete esclusivamente al Direttore Generale
con il supporto del Dirigente per gli aspetti operativi di gestione documentale.
L’iter di approvazione prevede tre livelli di firma:
firma di redazione, a cura del Responsabile dell’ufficio;
firma di verifica, a cura del Dirigente e del Referente per l'Audit;
firma di autorizzazione, a cura del Direttore Generale.
L’ufficio staff provvede alla messa a disposizione delle procedure e delle istruzioni operative nella
cartella dropbox “Manuale delle Procedure”, informando via e-mail i Responsabili dei servizi.
L’ufficio staff conserva gli originali cartacei. Ogni qualvolta si è effettuata una modifica o un
aggiornamento alle procedure l’ufficio provvede inoltre a ritirare e distruggere le copie obsolete.
Annualmente
l’ufficio
documentazione
responsabile
della
procedura/istruzione
operativa
riesamina
la
e ne individua eventuali miglioramenti o correzioni. La modifica di una
procedura/istruzione operativa esistente avviene con le stesse modalità della realizzazione di una
nuova.
Le parti modificate sono evidenziate in giallo. Le revisioni possono essere in numero illimitato ma
progressivo. La registrazione del livello di revisione viene attuata dallo staff utilizzando l’apposito
spazio della pagina 1 di ciascuna procedura. La verifica e l’approvazione delle procedure
modificate avvengono come già descritto precedentemente.
L’ufficio staff provvede a:
aggiornare i livelli di revisione della documentazione informatizzata mediante sostituzione
della copia elettronica;
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segnalare via e-mail la procedura modificata.
DG
Dirigente
Capo Ufficio
Divisione
Referente
per
l’Audit
Redazione e modifiche
-
-
R
C
Verifica
-
R
-
R
Approvazione
R
C
-
-
Distribuzione/conservazione
-
-
R
C
In linea generale l’indice delle procedure è il seguente:
1. Scopo della procedura
2. Generalità
3. Aree di applicazione
4. Descrizione della procedura
5. Riferimenti
6. Modulistica richiamata
I moduli al momento della compilazione diventano “registrazioni’” e come tali sono gestiti secondo
quanto previsto nella presente procedura.
Per alcune procedure possono essere realizzati i diagrammi di flusso utilizzando, a livello grafico, la
seguente simbologia:
INIZIO E FINE PROCESSO
ATTIVITÀ
DOCUMENTO
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DOCUMENTI
DECISIONE
IDENTIFICAZIONE DEI DOCUMENTI DEL SCIGR
Ogni documento è identificato in modo univoco attraverso un codice alfanumerico.
Le procedure sono identificate univocamente dalla sigla “P” associata a un numero progressivo
attribuito per ciascun gruppo a partire da 01 (Pxx); le istruzioni operative relative a una procedura
sono identificate dalla sigla della procedura (Pxx) seguita dalla sigla “IO” anch’essa associata a
un numero progressivo (ad esempio “P01_OI02” = istruzione operativa 02 della procedura 01); “M”
è la codifica relativa a un modulo che può essere allegato a una procedura o a un’istruzione
operativa. Le singole procedure e istruzioni operative possono prevedere degli allegati indicati
dalla sigla “A” preceduta dalla codifica della procedura o dell’istruzione di riferimento (es. P01_A01
= allegato alla procedura 01; P01_IO01_A01 = allegato dell’istruzione operativa 01 della procedura
01).
REVISIONE E AGGIORNAMENTO DEI DOCUMENTI DEL SCIGR
Eventuali necessità di modificare un documento devono essere richieste al Dirigente il quale
provvederà a valutare la richiesta e a darne corso seguendo l’iter di prima emissione. Lo stato di
revisione dei documenti è visibile sul frontespizio del documento.
DISTRIBUZIONE DEI DOCUMENTI DEL SCIGR
Il manuale è distribuito a tutto il personale dell’Ateneo.
E’ cura del Referente per l’Audit rendere immediatamente disponibili nella cartella dropbox
“Manuale delle Procedure” i documenti descrittivi del SCIGR (procedure, istruzioni operative,
moduli). Tale cartella deve essere accessibile al
autorizzato.
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Direttore Generale, il Rettore e chi da loro
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I suddetti documenti devono essere disponibili in modalità lettura anche per i membri del Presidio
di Qualità di Ateneo.
L’eventuale distribuzione, su richiesta, dei documenti è sempre in forma controllata ovvero con
trasmissione degli aggiornamenti.
CONSERVAZIONE ED ELIMINAZIONE DEI DOCUMENTI
I documenti vanno conservati per almeno 5 anni, salvo diverse disposizioni.
Per ciascun documento del SCIGR, le modalità di conservazione e archiviazione sono riportate
nella seguente tabella.
Documento
Conservazione
Manuale SCIGR
Formato pdf
Procedure e Istruzioni operative
Formato pdf
Registrazioni
Formato pdf
PTPC
Formato pdf
PTT
Formato pdf
PP
Formato pdf
Standard qualità
Formato pdf
Per quanto riguarda le registrazioni, le specifiche per la conservazione e archiviazione sono
riportate nella procedura a cui si riferiscono.
L’eliminazione della documentazione non può avvenire prima della scadenza del tempo di
conservazione.
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