firme digitali e dichiarazioni di corrispondenza/conformità degli atti

FIRME DIGITALI E DICHIARAZIONI DI
CORRISPONDENZA/CONFORMITÀ DEGLI ATTI
L'amministratore e' in possesso del dispositivo di firma digitale e firma
digitalmente gli allegati
In questo caso la sottoscrizione digitale deve essere apposta dall’amministratore:
• su tutti gli atti allegati al deposito. Nel caso siano in possesso di firma digitale anche i sindaci
piuttosto che il segretario o il Presidente dell’assemblea, possono sottoscrivere direttamente
l’atto di loro competenza.
• sulla distinta di accompagnamento,
Nella compilazione della distinta:
• nel campo in cui bisogna indicare i dati del soggetto che presenta la pratica di bilancio,
andranno inseriti il cognome e nome dell’amministratore
• nel campo “in qualità di” andrà scelta dall’apposita tabella di Fedra la qualifica rivestita
nell’ambito della società.
Occorrerà rendere la dichiarazione di corrispondenza degli atti allegati utilizzando il testo
seguente:
“ Io sottoscritto ______ amministratore della Società ____________
consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesto, ai sensi
dell’art. 47 del DPR 445/2000, la corrispondenza delle copie dei documenti allegati alla
presente pratica ai documenti conservati agli atti della Società”.
Il testo della dichiarazione può essere scritto:
• in un unico documento che elenca tutti gli atti allegati
oppure
• in fondo ad ogni documento allegato
oppure
• nel modello XX Note della Distinta Fedra elencando tutti gli atti allegati
Inoltre, per i soggetti obbligati al deposito del bilancio in formato XBRL, qualora l’assemblea
approvi il bilancio con prospetto contabile che costituisce la rappresentazione a stampa del file
informatico XBRL, l’amministratore che provvede al deposito al registro delle imprese inserisce,
in calce alla nota integrativa in formato PDF/A, la seguente dicitura:
“Il/la sottoscritto/a (cognome e nome), in qualità di amministratore, consapevole delle
responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesta, ai sensi dell’art.47 D.P.R.
445/2000, la corrispondenza del documento informatico in formato XBRL contenente lo stato
patrimoniale e il conto economico e la presente nota integrativa a quelli conservati agli atti
della società”
Nel caso in cui il prospetto contabile in formato XBRL, firmato digitalmente
dall’amministratore, rappresenti il file informatico originale conservato dalla società,
non sarà necessaria alcuna dichiarazione di conformità.
In calce alla nota integrativa dovrà essere riportata la dichiarazione di veridicità del
bilancio e la sua rispondenza alle risultanze delle scritture contabili.
Vedi anche paragrafo “Deposito bilanci da parte di dottori commercialisti, ragionieri o periti
commerciali iscritti ai relativi albi”
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L'amministratore non e' in possesso del dispositivo di firma digitale
Se l’amministratore non è in possesso di dispositivo di firma digitale oppure è impossibilitato
all’utilizzo della stessa può avvalersi della “procura speciale” che dovrà sottoscrivere con firma
autografa.
Con il modello di “procura speciale” l’amministratore:
• delega il procuratore speciale alla presentazione di una specifica pratica di bilancio
• attesta la corrispondenza degli atti che saranno depositati. Con questa modalità non sarà
necessario scrivere la dichiarazione di corrispondenza su tutti gli atti o allegare un ulteriore
file che attesti la corrispondenza degli atti allegati.
• può eleggere il proprio domicilio presso il soggetto che provvede alla trasmissione telematica
che potrà quindi eseguire eventuali rettifiche di errori formali relativi alla modulistica
elettronica.
Il procuratore speciale che provvederà al deposito del bilancio dovrà sottoscrivere con il
proprio dispositivo di firma digitale:
• la distinta di accompagnamento,
• il bilancio,
• ogni altro documento allegato al bilancio,
• il modello di procura speciale,
• il documento d’identità dell’amministratore.
Il fac-simile del modello di procura è disponibile nel Prontuario Regionale per il deposito dei
bilanci.
Il modello di procura speciale ed il documento d’identità dell’amministratore andranno
scannerizzati come due distinti documenti per garantire la riservatezza dei dati personali.
Nel modello “RP-RIEPILOGO” di FEDRA andranno indicati i seguenti codici:
• “E20” per il file contenente la copia del documento d’identità
• “D01” per il file relativo alla procura.
Il procuratore speciale indicherà il proprio cognome e nome nella compilazione della distinta
Fedra e nel campo “in qualità di” inserirà la dicitura “procuratore speciale”
I documenti di Bilancio ed i relativi allegati non dovranno contenere la dichiarazione di
corrispondenza perché già compresa nel modello di procura speciale firmato
dall’amministratore.
Inoltre, per i soggetti obbligati al deposito del bilancio in formato XBRL, il procuratore speciale
dovrà rendere la dichiarazione di conformità dei documenti (prospetto XBRL e nota integrativa)
ai sensi dell’art. 22, comma 3 del D. Lgs. n. 82/2005, riproducendo in calce alla nota
integrativa la seguente dichiarazione:
”Il sottoscritto ….. delegato alla presentazione dell’istanza di deposito del bilancio d’esercizio, ai
sensi degli articoli, 38, comma 3-bis DPR 445/2000 e 22, comma 3 del D.Lgs. n. 82/2005
dichiara che il documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale e il
conto economico, e la presente nota integrativa in formato PDF/A, composta di n. pagine
numerate da 1 a “n” sono conformi ai corrispondenti documenti originali da cui sono tratti.
Luogo e data”
Vedi anche paragrafo “Deposito bilanci da parte di professionisti iscritti ai relativi albi”
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Deposito bilanci da parte di professionisti iscritti ai relativi albi
Il legale rappresentante può incaricare alla trasmissione della pratica di bilancio un dottore
commercialista, un ragioniere o un perito commerciale purché iscritto nel relativo albo.
Il professionista incaricato, munito di dispositivo di firma digitale e titolare di una convenzione
di pagamento dovrà effettuare una dichiarazione per ogni pratica inviata utilizzando il testo
seguente:
“Il sottoscritto Dott./Rag....................................................................., nato
a........................ il................., consapevole delle responsabilità penali previste in caso di
falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. 445/2000,
dichiara
1) di essere iscritto all’Albo dei........................della Provincia di.............................
2) di essere stato incaricato alla trasmissione dal legale rappresentante pro tempore della
società di cui al presente adempimento".
La dichiarazione può essere inserita:
• allegando alla pratica il modello XX Note della Distinta Fedra
• in uno dei documenti allegati,
• in un file separato
Il professionista deve sottoscrivere con il proprio dispositivo di firma digitale la distinta di
accompagnamento, il bilancio ed ogni altro documento allegato al bilancio;
Nella compilazione della distinta dovrà essere indicato, quale obbligato alla presentazione, il
cognome e nome del professionista e come qualifica quella di “professionista incaricato”;
La dicitura di conformità potrà essere scritta:
• in calce a ciascun documento
• nel modello XX Note che andrà allegato alla pratica Fedra
• anche in un file separato
Per la dicitura di conformità utilizzare il testo seguente:
“Il/la sottoscritto/a Dott./rag………………………,ai sensi dell’art.31 comma 2-quinquies della Legge
340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la
società”
Inoltre, per i soggetti obbligati al deposito del bilancio in formato XBRL, qualora l’assemblea
approvi il bilancio con prospetto contabile che costituisce la rappresentazione a stampa del file
informatico XBRL, colui che provvede al deposito al registro delle imprese inserisce, in calce
alla nota integrativa in formato PDF/A, la seguente dicitura:
“Il sottoscritto dott./rag iscritto al n. dell’Albo dei Dottori Commercialisti e degli esperti
contabili, quale incaricato della società, ai sensi dell’art. 31, comma 2-quater della L.
340/2000, dichiara che il documento informatico in formato XBRL contenente lo stato
patrimoniale e il conto economico, e la presente nota integrativa in formato PDF/A, sono
conformi ai corrispondenti documenti originali depositati presso la società.”
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