manuale per la gestione dei flussi documentali dell

2017
MANUALE
PERLAGESTIONEDEI
FLUSSIDOCUMENTALI
DELL’AOOUSPTR
exart5deldPCM03/12/2013
Ilmanualedigestionedell’AOOUSPTRdescriveilsistemadigestioneanche
aifinidellaconservazionedeidocumentiinformatici,efornisceleistruzioni
per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo
informatico,dellagestionedeiflussidocumentaliedegliarchivi
[email protected]
M.I.U.R.
17/01/2017
Indice
PREMESSA
SEZIONE1–DEFINIZIONI,RIFERIMENTINORMATIVIEDAMBITODIAPPLICAZIONE
1
GLOSSARIO
2
ESTREMIDELDOCUMENTO
3
VERSIONIDELDOCUMENTO
4
INTRODUZIONE:ILMANUALEDIENTEEDILMANUALEDIAOO
SEZIONE2–ORGANIZZAZIONEDEISERVIZIO
5
L’AREAORGANIZZATIVAOMOGENEA(AOO)
5.1 IPOLIDICONCENTRAZIONEDOCUMENTALE
6
MODIFICHEDELL’AOO
7
RUOLIERESPONSABILITA’RELATIVIALSERVIZIOPERLATENUTADELPROTOCOLLO
INFORMATICO,DELLAGESTIONEDEIFLUSSIDOCUMENTALIEDEGLIARCHIVI
8
MODELLOORGANIZZATIVOADOTTATO
9
INDIRIZZIDIPOSTAELETTRONICADELLEAOO
SEZIONE3-ILPIANODISICUREZZA
10
TUTELADEIDATIPERSONALI
11
OBIETTIVIDELPIANODISICUREZZA
SEZIONE4–DOCUMENTOAMMINISTRATIVO
12
RILEVANZADELDOCUMENTOAMMINISTRATIVO
13
NATURADELDOCUMENTOINFORMATICO
14
TIPOLOGIADELDOCUMENTOAMMINISTRATIVO
15
MODALITÀDIFORMAZIONEDEIDOCUMENTIECONTENUTIMINIMI
16
SOTTOSCRIZIONEDELDOCUMENTOANALOGICO
Manuale di Gestione AOOUSPTR
Pag. 1
17
SOTTOSCRIZIONEDELDOCUMENTOINFORMATICO
18
PROTOCOLLABILITA’DIUNDOCUMENTOAMMINISTRATIVO
18.1 DOCUMENTINONSOGGETTIAREGISTRAZIONEDIPROTOCOLLO
18.2 DOCUMENTISOGGETTIAREGISTRAZIONEDI PROTOCOLLO
SEZIONE5–ILSERVIZIODIGESTIONEDEIFLUSSIDOCUMENTALI
19
FLUSSODILAVORAZIONEDEIDOCUMENTIRICEVUTI
20
FLUSSODILAVORAZIONEDEIDOCUMENTITRASMESSI
21
SPEDIZIONEDEIDOCUMENTIAMMINISTRATIVI
22
RICEZIONEDEIDOCUMENTISUSUPPORTOCARTACEO
23
RICEZIONEDEIDOCUMENTIINFORMATICI
24
RILASCIODIRICEVUTEATTESTANTILARICEZIONEDEIDOCUMENTI
SEZIONE6–ILPROTOCOLLOINFORMATICO
25
UNICITÀDELREGISTRODIPROTOCOLLOINFORMATICO
26
REGISTRIPARTICOLARI
26.1 IlREGISTRODEIDECRETI
26.2 ILREGISTROINTERNO
27
REGOLEGENERALIDISCRITTURADIDATI
28
DATIOBBLIGATORI
29
DATINECESSARI
30
CONDIZIONIPERTRASMETTEREUNMESSAGGIODIPECDAPdP
31
SEGNATURADIPROTOCOLLO
32
ANNULLAMENTODELLEREGISTRAZIONIDIPROTOCOLLO
33
REGISTROGIORNALIERODIPROTOCOLLO
34
CONSEGNADEIDOCUMENTIAGLIUFFICI
35
MODALITÀDISVOLGIMENTODELPROCESSODISCANSIONE
SEZIONE7-GESTIONEINFORMATIZZATADELFLUSSODOCUMENTALE
36
ARCHIVIO:CORRENTE,DEPOSITO,STORICO
Manuale di Gestione AOOUSPTR
Pag. 2
37
CLASSIFICAZIONEDEIDOCUMENTI
38
PIANODICONSERVAZIONEDELL’UNITÀPERLAGESTIONEDOCUMENTALE
39
SELEZIONEESCARTOARCHIVISTICO
SEZIONE8-GESTIONEFASCICOLIEDOSSIER
40
IDENTIFICAZIONEDEIFASCICOLIEDUFFICIABILITATIALLALOROFORMAZIONE
41
PROCESSODIFORMAZIONEDEIFASCICOLI
42
APERTURAEREPERTORIODEIDOSSIER
43
PASSAGGIODEIFASCICOLINELL’ARCHIVIODIDEPOSITO
SEZIONE9–GESTIONEECCEZIONIEDEMERGENZE
44
REGISTRODIEMERGENZA(NotaAOODGSSSI5390del12/12/2012)
45
DIFFERIMENTODEITERMINIDIREGISTRAZIONE
46
DOCUMENTISUSUPPORTOCARTACEOINDIRIZZATIALPERSONALEDELL’AOO,LETTERE
ANONIMEONONSOTTOSCRITTE,DOCUMENTIINERENTIGARED’APPALTO
SEZIONE10–TERMINIEMODALITA’D’USODELLAPOSTAELETTRONICA
47
POSTAELETTRONICACERTIFICATA(PEC)
48
POSTAELETTRONICAORDINARIA(PEO)
SEZIONE11–NORMETRANSITORIEEFINALI
49
PUBBLICITÀDELPRESENTEMANUALE
50
ENTRATAINVIGORE
ELENCODEGLIALLEGATI
Manuale di Gestione AOOUSPTR
Pag. 3
PREMESSA
IlmanualediGestione(diseguito“manuale”)dicuil’art.5deldPCM3dicembre2013ad oggetto
“Regoletecnicheperilprotocolloinformaticoaisensidegliarticoli40-bis,41,4757-bise71del
Codicedell’amministrazionedigitaledicuialdecretolegislativon82del2005”descriveilsistema
di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto
funzionamentodelservizioperlatenutadelprotocolloinformatico,dellagestionedeiflussi
documentali e degli archivi. In tale contesto, il protocolloinformaticorealizzalecondizioni
operativepergestireilflussoinformativoe documentale anche ai fini dello snellimento delle
procedureediunamaggioretrasparenzadell’azioneamministrativa.
QuestaAOO,definitacondecretodirettorialedellaDirezionegeneralecompetenteinmateria,
individualeproprieunitàorganizzative(diseguito,UO);nominailresponsabiledelserviziodi
gestione informatizzata dei flussi documentali e l’amministratore di protocollo; assicura
l’adozionediunmanualediAOO;definiscetempi,modalità,misureorganizzativeetecniche
per la eliminazione dei protocolli settoriali e dei relativi registri, soprattutto se ancora
cartacei.
Unavoltaadottatoilmanuale,essovaaggiornatoperiodicamenteeffettuandoilcensimento
delleattività/prassiinessere,larazionalizzazionedellestesse,l’individuazioneeladefinizione
degli aspetti organizzativi e gestionali in termini di fasi, tempi e risorse umane impegnate
nell’automazionedeiflussidocumentalinelrispettodellanormativa.
Manuale di Gestione AOOUSPTR
Pag. 4
SEZIONE1–DEFINIZIONI,RIFERIMENTINORMATIVIEDAMBITODIAPPLICAZIONE
1. GLOSSARIO
Perquantononprevistodalglossariochesegue,sirimandaaquelloallegatoaiseguentidPCM:
•
dPCM3dicembre2013recanteRegoletecnicheperilprotocolloinformaticoai sensi degli
articoli 40 -bis, 41, 47, 57bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitaledicuialdecreto
legislativon.82del2005(14A02097);
•
dPCM 3 dicembre 2013 recante Regole tecniche in materia di sistema di conservazioneai
sensidegliarticoli20,commi3e5-bis,23-ter,comma4,43,commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71,
comma1,delCodicedell'amministrazionedigitaledicuialdecretolegislativon.82del2005.
(14A02098)pubblicatientrambinellaGUn.59del12-3-2014-Suppl.Ord.n.20;
•
dPCM 13 novembre 2014 recante Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione,
copia,duplicazione,riproduzioneevalidazionetemporaledeidocumentiinformaticinonché
diformazioneeconservazionedeidocumentiinformaticidellepubblicheamministrazioniai
sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice
dell'amministrazionedigitaledicuialdecretolegislativon.82del2005(15A00107)pubblicato
inGUSerieGeneralen.8del12-1-2015.
ASP
AT
AA.GG.
D.G.oD.R.
DPR
D.Lgs.
AOO
DURC
CAD
S.I.
FF.OO.
GdL
TUDA
ApplicationServerProvideroancheActiveServerPage
AmbitoTerritoriale
AutoritàGiudiziarie
DirezioneGeneraleoRegionale
DecretodelPresidentedellaRepubblica
Decreto Legislativo
AreaOrganizzativaOmogenea
DocumentoUnicodiRegolaritàContributiva
Codicedell’AmministrazioneDigitale(D.Lgs.n.82/2005)
SistemaInformativodelM.I.U.R.
Forzedell’Ordine
GruppodiLavoro
TestoUnicosulDocumentoAmministrativo(DPRn.445/2000)
Manuale di Gestione AOOUSPTR
Pag. 5
UO
MIUR
PdP
PEC
PEO
SIDI
AOO
UnitàOrganizzativacorrispondenteaciascunUfficiodelleAOOdelMIUR
Ministerodell’Istruzione,dell’UniversitàedellaRicerca
ProdottodiProtocolloinformatico
PostaElettronicaCertificata
PostaElettronicaOrdinaria
SistemaInformativodell’Istruzione
AreaOrganizzativaOmogeneadell’UfficiodiGabinettodelMinistro
2. ESTREMIDOCUMENTO
Titolo
MANUALEPERLAGESTIONE
DEIFLUSSIDOCUMENTALIDELL’AOOUSPTR
Redattoredeldocumento:
prof.MarioMattioli
Statodeldocumento:
Definitivo
Proponente:
IlResponsabiledellaGestioneDocumentale
dott.BrunoGerardoLamonaca
Dataapprovazione:
17/01/2017
Datadirevisione:
Articolazionetitolare
UfficioScolasticoRegionaleperl’Umbria
UfficioIV-AmbitoTerritorialediTerni
IlDirigente-dott.BrunoGerardoLamonaca
3. VERSIONIDEL DOCUMENTO
EDIZIONE
DATA
DESCRIZIONE
MIUR:
AOOUSPTR
17gennaio2017
RecepimentodeldPCM11febbraio2014,n.98edelDM26
settembre2014n.753recanteilRegolamentodi
organizzazionedelMinisterodell’istruzione,dell’universitàe
dellaricerca.
4. INTRODUZIONE:ilmanualediEnteedilmanualediAOO
Il dPCM richiamato in premessa prevede che le pubbliche amministrazioni redigano ed
Manuale di Gestione AOOUSPTR
Pag. 6
adottino un manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi, per
ciascunaAreaOrganizzativaOmogenea.
Il Ministero dell’Istruzione, Università eRicerca (di seguito,MIUR)si articola su più AOO (vedasi
Allegato 1 del D.D. n. 232 del 30 settembre 2015) e, allo scopo di assicurare uniformità di
trattamentodeidocumenti,haadottatoilmanualediGestioneDocumentale perl’EnteMIURcon
decretoDGCASISn.240del9ottobre2015.Esso-exlege–indicaregoleeprincipidellaformazione,
registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione di documenti nonché la definizione
delle linee strategiche legate al recordkeepingsystem(cioèalsistemaarchivistico)ealworkflow
management(cioèalsistemadiflussodilavoroedelleprocedureadessocollegate)comuniatuttele
AOOdelMIUR.
Il contenuto del manuale di Ente è vincolante per tutte le AOO del MIUR eccettuate le parti
diversamenteregolatedalpresentemanuale.
Il manuale di Ente individua – evidenziandoli – alcuni aspetti della gestione documentale la cui
puntualedefinizioneèdemandataallescelteorganizzativedicompetenzadiciascunaAOO.
PertantoilmanualediEntepuòessereintegratodalmanualedigestionedocumentale dellasingola
AOO(diseguitomanualediAOO).
Indefinitiva,ilmanualediEnte:
•
definisceregoleeprincipidellagestionedocumentale
•
fissa termini e modalità d’uso dell’applicativo di protocollo informatico, della posta
elettronica(certificataenon),dellafirmadigitaleedeglistrumentididematerializzazionee
digitalizzazionedelleprocedure,inusopressoilMIUR;
•
individuaruolieresponsabilitàconnesseall’attuazioneemonitoraggiodellemisureivi
descritte.
IlmanualediEnteèadottatocondecretodalDirettoreGeneralepericontratti,gliacquisti,lastatistica
edisistemiinformativilacuicompetenzaèattribuitadall’art.7,comma5,lett.i)edo)deldPCM11
febbraio2014n.98eDM26settembre2014n.753 edèpubblicatosul sitointernetdelMIURalla
sezioneAMMINISTRAZIONETRASPARENTE,richiamandoi linkdipubblicazionedeimanualidiAOO
eventualmenteadottati.
Manuale di Gestione AOOUSPTR
Pag. 7
AlmanualediAOO,nell’ambitodiquantodefinitodalmanualediEnte,èdemandata:
•
l’individuazionediulterioriunitàorganizzative(diseguitoUO)nonespressamente indicate
nel dPCM 11 febbraio 2014 n. 98 e nel DM 26 settembre 2014 n. 753 inerenti la
riorganizzazionedel MIUR;
•
l’individuazionedelleresponsabilitàconnesseallagestionedeidocumentiinentrata,inuscita
edinternaallastessaAOO(traUO);
•
la modalità di interconnessione tra i servizi di gestione documentale e di relazione col
pubblico,conparticolareriguardoagliaspettilegatiallaricezioneamanodeidocumenti.Il
manualediAOOè:
o adottatocondecretodalDirettoredelleAOO(1)eAOO(2)odalDirigentedell’AOO(3);
o pubblicato sul sito internet riferito a ciascuna AOO, alla sezione AMMINISTRAZIONE
TRASPARENTE,richiamandoillinkdipubblicazionedelmanualediEnte;
o trasmessoperconoscenzaallaDirezionegeneralepericontratti,gliacquisti,lastatistica
edisistemiinformativi.
Manuale di Gestione AOOUSPTR
Pag. 8
SEZIONE2–ORGANIZZAZIONEDELSERVIZIO
La presente sezione riporta i riferimenti dell’AOOUSPTR cosi come definita dal MIUR. Presso
l’AOOUSPTR è istituito il servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi
documentaliedegliarchivi.
Diseguitosiriportaancheladefinizionedeiruoliedelleresponsabilitàinerentil’eserciziodelservizio
dicuitrattasi.
5. L’AREAORGANIZZATIVA OMOGENEA
IlMinisterohaindividuatoedefinitol’insiemedelleproprieAreeOrganizzativeOmogenee–AOO
conilDecretodellaAOODGCASISn.232del30settembre2015.
L’AOOUSPTRinparticolarehadefinitoleUOfunzionaliallapropriagestionedocumentalecomeda
elencoriportatoinallegato1.
5.1IPolidiconcentrazionedocumentale:l’AOO“speciale”eleAOOparticolari
Comedamanualed’Ente.
6. MODIFICHE DELL’AOO
L’elenco delle UO di cui l’allegato 1, è suscettibile di modifica. La modifica dell’elenco, tramite
dedicatodecretodelDirigentetitolareèautomaticamenterecepitanelmanualedi AOO. È sempre
possibile modificare l’elenco delle UO. L’inserimento/cancellazione/aggiornamento delle UO,
proposte dall’Ente o dalle singole AOOeformalizzatecondedicatodecretoafirmadelproponente,
sono automaticamente recepite nei rispettivi manuali purché la modifica avvenga sentiti il
responsabile della tenuta dei dati personali, il responsabile della gestione dei flussi documentali, i
coordinatorie/ogliamministratoridiAOO.
7. RUOLI E RESPONSABILITA’ RELATIVI AL SERVIZIO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO
INFORMATICO,DELLAGESTIONEDEIFLUSSIDOCUMENTALIEDEGLIARCHIVI
Il MIUR essendo articolato su più AOO, allo scopo di assicurare un trattamento uniforme dei
documenti, una puntuale applicazione delle disposizioni ed un periodico monitoraggio delle
modalitàd’usodeglistrumentidigestionedocumentale,prevedeperl’Enteleseguentifigure:
1. il Coordinatore della gestione documentale ed un suo vicario ai quali sono ricondottii
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 10
compitidicuiall’art.4,comma2,deldPCM3dicembre2013;
2. l’AmministratorediEnteedunsuovicarioaiqualisonoricondottiicompitidicuiall’allegaton.
2delmanualediEnte;
3. ilReferenteperl’indicedellaPubblicaAmministrazione(iPA).
Il Coordinatore di cui al p.to 1), al fine di agevolare l’assolvimento dei compiti assegnatigli dalla
normativa vigente e dal presente manuale, può individuare un suo delegato definendo,
eventualmente,ilcontestoorganizzativonelqualeesercitareladelega.
AncheperlaAOOUSPTR,aisensidell’art3,comma1,letterabdeldPCM3dicembre2013 recante
Regoletecnicheperilprotocolloinformatico,sonoprevisteleseguentifigure:
4. il Responsabile della gestione documentale ed un suo vicario ai quali sono ricondottii
compitidicuiall’art.4,comma1,deldPCM3dicembre2013;
5. l’AmministratorediAOOedunsuovicarioaiqualisonoricondottiicompitidicuiall’allegaton.3
delmanualediEnte;
6. ilReferenteperlaPECelaPEOalqualecompetecoordinaree/oorganizzarelagestionedel
“punto unico di accesso documentale” per la posta elettronica monitorandol’attuazione
delledisposizionidicuiaiDecretiDGCASISn.05e174pubblicatiallink:
http://hubmiur.pubblica.istruzione.it/web/ministero/posta-elettronica
Lefiguredisistemadicuiaip.ti4),5)e6)sonostatenominatecondecretodelDirigentedell’AOO
di cui all’allegato 2 del presente Manuale. In caso di mancata nomina/individuazione e per
intervenutaassenza/mancanzadellefiguredisistemadicuisopra,lefunzionicitatesiintendono
svoltedalDirigentetitolare.
8. MODELLOORGANIZZATIVOADOTTATO
Perl’AOOUSPTRilsistemadiprotocollazioneèunico.
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 10
Lecomunicazioniiningressogiungonopressoil“puntounicodiaccesso”dacuiinizialagestioneper
mezzodeglistrumentimessiadisposizionedall’Ente.
Le comunicazioni in uscita sono trasmesse dalle singole UO della AOO, pertanto il modello
adottatodall’AOOèparzialmenteaccentrato.
Ilmodelloorganizzativoadottatodall’AOOUSPTRèindicatonell’allegato3.
Le UO ed i soggetti abilitati per la ricezione, l’assegnazione, la consultazione dei documenti, la
protocollazione,laclassificazioneel’archiviazionedeidocumenti,sonoindividuatidalRSPdiogni
AOOmedianteordinediservizio(OdS)trasmessoagliinteressati,viaPEOistituzionale.
AtaleOdSvaallegatalamappadelleabilitazionidicuiall’allegaton.4.
Ilfunzionamentodei“puntiunicidiaccesso”deidocumentiinformaticièevidenziato:
segiuntiviaPEC,nelDDGn.05/2015pubblicatosulsitodelMIURallink
http://www.istruzione.it/allegati/2015/201502111724_VERSIONE_INTEGRALE.pdf;
segiuntiviaPEO,nelDDGn.174/2015pubblicatosulsitodelMIURallink
http://hubmiur.pubblica.istruzione.it/web/ministero/peo;
segiuntiinformatocartaceo,aiseguentiparagrafin.31esuccessivi.
9. INDIRIZZIDIPOSTAELETTRONICADELLEAOO
Il MIUR dota le proprie AOO di una casella di Posta Elettronica Certificata istituzionale per la
gestionedelservizioperlatenutadelprotocolloinformatico,lagestionedeiflussidocumentalie
degliarchivi.
Essaèpubblicatasull’IndicedellePubblicheAmministrazioni(iPA).
LecasellediPECdicuisopracostituisconol’indirizzovirtualedellasedelegaledellaAOO.
Nellemorediquantoindicatoalparagrafo5,questaAOOhalaresponsabilitàdellacasella di posta
[email protected].
Inoltre le AOO del MIUR sono dotate di una casella di posta elettronica ordinaria
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 11
istituzionale(diseguito,PEO)utiliagestireimessaggidipostaelettronicaconannessidocumentied
eventualiallegati,aventirilevanzaamministrativa.
Nellemorediquantoindicatoalparagrafo5,questaAOOhalaresponsabilitàdellacasella di posta
[email protected].
Inattuazionediquantoprevistodalladirettiva27novembre2003delMinistroperl’innovazioneele
tecnologie sull’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, il MIUR dota le
risorseumaneinserviziopressoleAOO,compresequelleperlequalinonsiaprevistaladotazionediun
personalcomputer,diunacaselladiPEOpersonale.
Ledisposizionivincolantiinerentiiterminiemodalitàd’usodellePECedellePEOsonopubblicatisul
portalewebdelMIURallink:
http://hubmiur.pubblica.istruzione.it/web/ministero/posta-elettronica.
I titolari delle AOO sono i custodi delle credenziali di accesso alle caselle di posta elettronica
istituzionale(certificataenon)secondoleindicazionidicuiall’allegato2.
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 12
SEZIONE3–ILPIANODISICUREZZA
La presente sezione riporta i riferimenti delle misure di sicurezza adottate perché l’esercizio del
servizioperlaformazione,lagestione,latrasmissione,l’interscambio,l’accessoelaconservazione
deidocumentiinformatici,siacoerenteallenormesullaprotezionedeidatipersonali.
10. TUTELADEIDATIPERSONALI
Comedamanualed’Ente.
11. OBIETTIVIDELPIANODISICUREZZA
Comedamanualed’Ente.
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 13
SEZIONE4-ILDOCUMENTOAMMINISTRATIVO
Aisensidell'articolo22comma1,lett.ddellaLeggen.241/1990,perdocumento
amministrativosiintendeognirappresentazionegrafica,fotocinematografica,elettromagneticao
di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico
procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico
interesse,indipendentementedallanaturapubblicisticaoprivatisticadellalorodisciplinasostanziale.
Questasezioneevidenzialecaratteristichedeidocumentiamministrativi,ilcriteriodiformazione,le
modalitàdisottoscrizioneelaloroprotocollabilità.
12. RILEVANZADELDOCUMENTOAMMINISTRATIVO
Comedamanualed’Ente.
13. NATURADELDOCUMENTOINFORMATICO
Comedamanualed’Ente.
14. TIPOLOGIADELDOCUMENTOAMMINISTRATIVO
Comedamanualed’Ente.
15. MODALITÀDIFORMAZIONEDEIDOCUMENTIECONTENUTIMINIMI
Adintegrazionediquantostabilitonelmanualed’Ente,sispecificailflussodigestionedeidocumenti
amministrativiprodottidaquestaAOOUSPTR,iqualidevonoesserenatividigitaliconformementea
quantoprevistodall’art.40delCAD.
Indettaglio:
1. idocumentisonoredattiinformatodigitaleinformatoeditabile(es.“.docx”,“.xlsx”, ecc.)
e inter-scambiati con il Dirigente/Responsabile di UO fino a giungere adunaversione
definitiva(informatizzazionedelversioningdiundocumento);
2. infasedielaborazionedeldocumento,l’utenteredattoreindicaladiciturarelativaaltipo
di firma che sarà apposta dal Dirigente/Responsabile di UO (“Documento firmato
digitalmenteaisensidelc.d.Codicedell’AmministrazioneDigitaleenormativaconnessa.” o
“Firma autografa sostituita a mezzo stampa, ai sensi dell’art. 3, comma 2 del D.Lgs. n.
39/1993”);
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 14
3. determinatalaversionedefinitiva,lastessaètrasmessainformatoPDF(PDF/Aove
possibile)alDirigente/ResponsabilediUO;
4. il Dirigente/Responsabile di UO, verificata la correttezza del documento, provvede a
sottoscriverlonellaformaindicataerestituisceall’utenteildocumento;
5. l’utenteprovvedeallaprotocollazionedeldocumentoricevutodalDirigente/Responsabile
di UO e alla sua trasmissione secondo il mezzo opportuno (oveapplicabilesipreferirà
semprelatrasmissioneviaPEC);
o incasoditrasmissioneviaPEC,saràcuradell’utenteverificareilcorrettorecapito
dellastessa,controllandolericevutediconsegnaeaccettazione;
o incasoditrasmissioneviaPEO,l’utentepotràallegarealdocumentoprotocollatoil
messaggiodiPEOconcuièstataeffettuatalatrasmissione;
6. qualora lo ritenga necessario, l’utente, dopo l’invio del documento ai destinatari,
allegheràsulProgrammadiProtocollo(PdP)aldocumentoprotocollatolamailconcuiha
ricevuto l’autorizzazione da parte del Dirigente/Responsabile di UO (di particolare
utilitàincasodifirmaamezzostampaaisensidell’art.3,co.2delD.Lgs.n.39/93).
16. SOTTOSCRIZIONEDELDOCUMENTO ANALOGICO
Comedamanualed’Ente.
17. SOTTOSCRIZIONEDELDOCUMENTOINFORMATICO
Comedamanualed’Ente.
18. PROTOCOLLABILITA’DIUNDOCUMENTOAMMINISTRATIVO
18.1 DOCUMENTINONSOGGETTIAREGISTRAZIONEDI PROTOCOLLO
Comedamanualed’Ente.
18.2 DOCUMENTISOGGETTIAREGISTRAZIONEDI PROTOCOLLO
Adintegrazionediquantoprevistonelmanualed’Ente,sispecificachenell’allegato4è
indicatoilpersonaletenutoallaconservazionedelregistrogiornalierodiprotocollo,nelle
moredellachiusuradelprocessodiattivazionedellaconservazionesecondonorma.
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 15
SEZIONE5–GESTIONEDELSERVIZIODIGESTIONEDEIFLUSSIDOCUMENTALI
Lapresentesezionefornisceindicazionisullaricezioneetrasmissionedidocumentiamministrativi
delMIUR.
19. FLUSSODILAVORAZIONEDEIDOCUMENTIRICEVUTI
Ad integrazione di quanto indicato nel manuale d’Ente, si chiarisce che, solo in caso di mancato
funzionamentodelPdP,l’assegnazionediundocumentoall’utentepuòesserenotificataallostesso
tramitePEO.
20. FLUSSODILAVORAZIONEDEIDOCUMENTITRASMESSI
Comedamanualed’Ente.
21. SPEDIZIONEDEIDOCUMENTI AMMINISTRATIVI
Comedamanualed’Ente.
22. RICEZIONEDEIDOCUMENTISUSUPPORTOCARTACEO
Ad integrazione di quanto riportato nel manuale d’Ente, si specifica che i documenti ricevutisu
supportocartaceo,unavoltaprotocollatisulPdPcomedamanualed’Ente,sonoconsegnatiall’Ufficio
assegnatariodeldocumentoedaquesticonservatisecondolespecifiche normative.
23. RICEZIONEDEIDOCUMENTIINFORMATICI
Adintegrazionediquantoriportatonelmanualed’Ente,sispecificacheidocumentiprotocollati
sono assegnati dall’operatore addetto direttamente al profilo personale del referente del
procedimento, secondo il c.d. “funzioni-gramma” (documento sintetico riepilogativo dei
responsabili delle varie materie di competenza di questa AOO), mantenendoinconoscenzail
responsabile/coordinatoredellaUOcompetente.Inassenzadelsuddettodocumento,nonchéper
tuttelematerieresidualie/ononcontemplatenellostesso, l’operatoreprovvedeadassegnarei
documentidirettamentealprofilopersonaledelresponsabile/coordinatoredellaUOcompetente
secondo le modalità riportate nel manuale d’Ente, mantenendo in conoscenzail Dirigente della
AOO.
24. RILASCIODIRICEVUTEATTESTANTILARICEZIONEDEIDOCUMENTI
Comedamanualed’Ente.
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 16
SEZIONE6-ILPROTOCOLLOINFORMATICO
25. UNICITÀDELREGISTRODIPROTOCOLLO INFORMATICO
Comedamanualed’Ente.
26. REGISTRIPARTICOLARI
All’internodell’AOOsonoistituitiregistriparticolarichesonosottrattiallaconsultazionedapartedi
chinonsiaespressamenteabilitato.Possonoessereprevisteparticolariforme di riservatezza e di
accessoalprotocolloperalcunetipologiedidocumentisecondoledisposizionidelResponsabile
del Servizio. Su questi registri vanno caricati solo i documenti informatici o le immagini dei
documenticartaceisecondoleistruzionipresenti sul decreto istitutivo del registro particolare in
parolachedeveessereintegralmenteriportatonelmanualediAOO.
26.1REGISTRODECRETI
Come specificato nel Manuale di Gestione Documentale adottato in data 30/12/2016
dall’UfficioScolasticoRegionaleperl’Umbria(AOODRUM),pressolaAOODRUMèattivatoil
RegistrodeidecretiafirmadelDirigentetitolaredell’USRUmbria.Sutaleregistrovengono
acquisitiancheidecretiafirmadeiDirigentidegliAmbitiTerritoriali.
26.2.REGISTROINTERNO
Consideratalanaturafacoltativadell’istituzionepressociascunaAOOdiunregistrointernoe
attesochelemedesimefunzionipossonoessereequiparateaquellesvoltedall’usodellaPEO
perlacomunicazioneotrasmissionedidocumentitraufficidellastessaAOO,perlaAOOUSPTR
nonèistituitoilregistrointerno.
27. REGOLEGENERALIDISCRITTURADIDATIDIPROTOCOLLO
Comedamanualed’Ente.
28. DATIOBBLIGATORIDISISTEMA
Comedamanualed’Ente.
29. DATINECESSARI
Comedamanualed’Ente.
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 17
30. CONDIZIONIPERTRASMETTEREUNMESSAGGIODIPECDIRETTAMENTEDALPdP
Comedamanualed’Ente.
31. SEGNATURADIPROTOCOLLO
Comedamanualed’Ente.
32. ANNULLAMENTODELLEREGISTRAZIONIDIPROTOCOLLO
Comedamanualed’Ente.
33. REGISTROGIORNALIERODIPROTOCOLLO
Adintegrazionediquantospecificatonelmanualed’Ente,siprecisachel’AmministratorediAOOè
incaricatodelsalvataggiodelregistrogiornalierodiprotocolloprodottoautomaticamentedalPdPin
formato .pdf non modificabile. Nelle more del completamento del processo di attivazione della
conservazione sostitutiva secondo norma, il registro giornaliero è archiviato nella postazione di
lavoro dell’Amministratore e nella postazione di lavoro assegnata alla Segreteria dell’Ufficio. Lo
stessoregistroètrimestralmentesalvatosusupportodimemorizzazioneesterno.
34. CONSEGNADEIDOCUMENTIAGLIUFFICI
Comedamanualed’Ente.
35. MODALITÀDISVOLGIMENTODELPROCESSODISCANSIONE
Comedamanualed’Ente.
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 18
SEZIONE7–GESTIONEINFORMATIZZATADELLAMEMORIADOCUMENTARIA
Lapresentesezioneriportairiferimentideicriteridigestionedel“sistemadiconservazione",che
assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli
informatici,stabilendoleregole,leprocedure,letecnologie e i modelli organizzativi da adottare
perlagestioneditaliprocessi.
36. ARCHIVIO:CORRENTE,DEPOSITO,STORICO
Comedamanualed’Ente.
37. CLASSIFICAZIONEDEIDOCUMENTI
Comedamanualed’Ente.
38. PIANODICONSERVAZIONE
Comedamanualed’Ente.
39. SELEZIONEESCARTOARCHIVISTICO
Comedamanualed’Ente.
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 20
SEZIONE8-FASCICOLIEDOSSIER
Nellapresentesezionevienedefinitalagestionedeifascicoliedeipossibilidossier,alfinediarchiviare,
in base alla classificazione assegnata, tutti i documenti appartenenti ai procedimenti
amministrativi.
40. IDENTIFICAZIONEDEIFASCICOLIEDUFFICIABILITATIALLALOROFORMAZIONE
Comedamanualed’Ente.
41. PROCESSODIFORMAZIONEDEIFASCICOLI
Comedamanualed’Ente.
42. APERTURAEREPERTORIODEIDOSSIER
Comedamanualed’Ente.
43. PASSAGGIODEIFASCICOLINELL’ARCHIVIODIDEPOSITO
Comedamanualed’Ente.
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 21
SEZIONE9–GESTIONEECCEZIONIEDEMERGENZE
Nellasezioneseguentevengonopresentatetuttelecasisticheincuiundocumentovienegestitoin
manieranonstandardocomunquenonrispondentealleproceduretipo.
44. REGISTRODIEMERGENZA
Comedamanualed’Ente.
45. DIFFERIMENTODEITERMINIDIREGISTRAZIONE
Comedamanualed’Ente.
46. DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO INDIRIZZATI AL PERSONALE DEL- L’AOO, LETTERE
ANONIMEONONSOTTOSCRITTE,DOCUMENTIINERENTIGARED’APPALTO
Comedamanualed’Ente.
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 22
SEZIONE10–TERMINIEMODALITA’D’USODELLAPOSTAELETTRONICA
47. POSTAELETTRONICACERTIFICATA(PEC)
Comedamanualed’Ente.
48. POSTAELETTRONICAORDINARIA(PEO)
Comedamanualed’Ente.
SEZIONE11–NORMETRANSITORIEEFINALI
49. PUBBLICITÀDELPRESENTEMANUALE
Ilpresentemanuale,aisensidellanormativavigente,èresodisponibileallaconsultazionedelpubblico.
Inoltre,copiadelpresente:
a) èresadisponibilesullaintranet(www.mpi.it);
b) èinviata,peropportunaconoscenza,allaDirezioneGeneralepericontratti,gliacquisti,i
sistemiinformativielastatistica;
c) èpubblicatasulsitointernetdell’AmbitoTerritorialediTerni,nellasezioneAMMINISTRAZIONE
TRASPARENTE e nella sezione dedicata alla gestione documentale del MIUR invocabile su
www.istruzione.it.
50. ENTRATAINVIGORE
Comedamanualed’Ente.
ELENCODEGLIALLEGATI
allegato1
allegato2
allegato3
allegato4
allegato5
ElencodelleUOindividuatepressol’AmbitoTerritorialediTerni
Figuredisistema
Modelloorganizzativo
Mappadelleabilitazioni
DecretoPuntoUnicodiAccesso
Manuale di Gestione AOODRUM
Pag. 23