PGQ GDD 4.1 gestione dei documenti

ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti, 5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEI DOCUMENTI
PGQ GDD 4.1
Rev.01 del 25/05/11
ISIS C. FACCHINETTI
di Castellanza
PGQ GDD 4.1: GESTIONE DEI DOCUMENTI
PROCEDURA GESTIONE QUALITA’
FASI
FUNZIONI
DATE
NOMINATIVO
REDAZIONE
VERIFICA
APPROVAZIONE
RGQ
RGQ
DS
25/05/11
25/05/11
25/05/11
ANNA BRESSAN
ANNA BRESSAN
CARLO FAMOSO
FIRME
Questa Procedura Gestione Qualità è emessa con distribuzione riservata e non può essere riprodotta
senza il benestare scritto del Dirigente Scolastico.
COPIA
X Controllata
Pagina 1 di 9
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti, 5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEI DOCUMENTI
MODIFICHE AL DOCUMENTO
Rev.
Capitolo/Paragrafo
Modificato
Descrizione Modifica
00
tutti
Prima stesura del documento
01
intestazione
Cambiamenti riferimenti istituzionali
Pagina 2 di 9
PGQ GDD 4.1
Rev.01 del 25/05/11
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti, 5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEI DOCUMENTI
PGQ GDD 4.1
Rev.01 del 25/05/11
INDICE
1
SCOPO_____________________________________________________________4
2
CAMPO DI APPLICAZIONE_____________________________________________4
3
COMPITI E RESPONSABILITÀ __________________________________________4
4
MODALITÀ OPERATIVE _______________________________________________5
4.1
GENERALITA’: DEFINIZIONI __________________________________________5
4.2
ATTIVITÀ SPECIFICHE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI____________________6
5
RIFERIMENTI ED ALLEGATI ___________________________________________9
Pagina 3 di 9
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti, 5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEI DOCUMENTI
PGQ GDD 4.1
Rev.01 del 25/05/11
1 SCOPO
La seguente procedura definisce le regole per redigere, identificare, approvare,
aggiornare ed archiviare i documenti e i moduli richiesti dal Sistema Qualità e quelli
necessari al corretto svolgimento delle attività.
2 CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica sia ai documento di origine interna (Manuale, Procedure,
Istruzioni, modulistica legata alle procedure, modulistica generica e comunicazioni
interne), sia a quelli di origine esterna (norme relative al Sistema Qualità, norme cogenti,
regolamenti).
3 COMPITI E RESPONSABILITÀ
Il Dirigente Scolastico (DS) ha il compito di:
•
Approvare i documenti interni.
•
Approvare i documenti di origine esterna.
•
Garantire che le leggi, le norme e i regolamenti cogenti siano sempre aggiornati.
Il Responsabile Gestione del Sistema Qualità (RGQ) ha il compito di:
•
Tenere aggiornato l’Elenco Generale Documenti (EGD Q14).
•
Tenere aggiornato l’Elenco dei Riferimenti Normativi, comprensivo delle norme Qualità
(ERN Q16).
•
Verificare i documenti/moduli prodotti
•
Provvedere a distribuire in modo controllato la documentazione relativa al Sistema
Qualità.
•
Provvedere a modificare i documenti e ad archiviare le copie superate.
•
Tenere aggiornate le norme ISO e il regolamento dell’Organismo di Certificazione.
Il Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi (DSGA) ha il compito di:
•
Tenere aggiornate le leggi, le norme e i regolamenti che riguardano gli aspetti
economico-amministrativo di gestione dell’Istituto.
Pagina 4 di 9
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti, 5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEI DOCUMENTI
PGQ GDD 4.1
Rev.01 del 25/05/11
4 MODALITÀ OPERATIVE
4.1 GENERALITA’: DEFINIZIONI
Verifica: controllo della correttezza formale e sostanziale del documento interno; presa
visione per un documento esterno.
Approvazione: atto formale (firma e/o assegnazione del numero di protocollo) con cui il
DS sancisce che il documento venga inserito nel sistema documentale della scuola.
Emissione: istante a partire dal quale il documento entra in vigore e diventa prescrittivo
per il personale scolastico; normalmente coincide con la data di approvazione del
documento.
Emissione sperimentale: può essere effettuata per istruzioni operative o moduli quando
è necessaria una verifica sul campo della funzionalità o dell’efficacia prima dell’emissione
definitiva. L’emissione sperimentale deve essere concordata con il Responsabile Gestione
Qualità stabilendo a priori la durata della sperimentazione. Allo scadere del periodo il
documento deve essere emesso nuovamente in forma definitiva oppure revocato.
Originale: per un documento interno è la prima copia cartacea dello stesso, per quello di
origine esterna è la copia ricevuta per posta ordinaria e/o elettronica. Per i documenti
interni l’originale deve riportare le firme autentiche di verifica ed approvazione , per quelli
esterni l’approvazione (numero di protocollo ed eventuale firma del DS).
Documento superato: è il documento non più in vigore. Tutte le copie dei documenti
superati devono essere distrutte dai destinatari al momento della ricezione della copia
aggiornata. L’originale invece viene conservato dal RGQ al fine di mantenere la memoria
storica per un periodo stabilito e viene distinto da quello in vigore:
riportando sul frontespizio della copia cartacea la scritta “DOCUMENTO SUPERATO” , la
data di archiviazione e la firma;
inserendo il file del documento superato nella cartella apposita del server denominata
ARCHIVIO QUALITA’, opportunamente organizzata;
incaricando l’addetto preposto all’eliminazione del file dal sito dell’istituto, a cui tutto il
personale accede per scaricare moduli e documenti sotto Qualità.
Elenco dei documenti interni e distribuzione controllata (EGD Q14): è mantenuto
aggiornato un elenco che serve a dare evidenza di quali documenti siano attualmente in
vigore, a quale livello di revisione. L’EGD viene aggiornato costantemente, dopo la
revisione di moduli, procedure e manuale. La distribuzione controllata garantisce al
destinatario il continuo aggiornamento dei documenti. Al personale scolastico i documenti,
comprensivi del manuale qualità, sono sempre distribuiti in forma controllata, attraverso il
sito dell’istituto o con copia da consultare all’albo qualità. Tutti hanno la possibilità di
consultare i vari moduli e documenti nel sito. La modifica di documenti importanti viene
comunicata al personale con avviso interno. Non si applica una distribuzione numerata dei
Pagina 5 di 9
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti, 5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEI DOCUMENTI
PGQ GDD 4.1
Rev.01 del 25/05/11
documenti. Il personale è tenuto a consultare l’EGD Q14 per sapere lo stato di revisione
dei documenti.
Modifica del documento:Le modifiche al documento vengono evidenziate nell’apposita
tabella riportandone la natura e aggiornando lo stato di revisione. Le modifiche rilevanti
sono eventualmente evidenziate con una barra laterale o in grassetto.
4.2 ATTIVITÀ SPECIFICHE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
a. Redazione della documentazione interna.
Su richiesta del RGQ o per esigenze che emergono, il personale può redigere una bozza
di documentazione attinente l’ attività di propria competenza, nell’ambito della Politica
della Qualità e dei processi operativi ed organizzativi dell’Istituto. Tale documentazione
deve comunque essere correttamente codificata, verificata dal RGQ e approvata dal DS.
b. Identificazione della documentazione interna.
L’RGQ, al termine della fase di redazione, assegna al documento/modulo una serie di
campi per identificarlo: titolo, codice, stato di revisione,nome e firma di chi redige, di chi
verifica e di chi approva. Viene poi riportata una tabella con le modifiche apportate. Nel
caso di moduli la tabella delle modifiche non viene inserita. Anche l’indicazione di chi
verifica e di chi approva viene omessa, ritenendo che il modulo sia verificato dal RGQ e
approvato dal DS. Il modulo distribuito contiene così:titolo, codice, stato di revisione, data
di revisione che coincide con quella di emissione e il nome della persona che lo ha
redatto.
L’Istituto si è dato il seguente metodo di codifica: il documento o modulo è generalmente
individuato da un codice di tre lettere maiuscole seguito da una lettera singola e un
numero progressivo.
Il Manuale della Gestione Sistema Qualità è individuato da
MGQ. Vista la
distribuzione on line e la facilità di correzione informatizzata le sezioni del manuale non
sono considerate separate. Pertanto ogni volta che si appone una correzione cambia
lo stato di revisione globale del manuale.
Le procedure descritte in modo analitico sono indicate da PGQ seguito da tre lettere
che abbreviano il titolo, il numero della sezione del Manuale a cui fa riferimento
seguito da un numero progressivo. (PGQ XXX n.m). Nel caso in cui una procedura
venga eliminata, la sua numerazione non può essere più riutilizzata. ES: PGQ GAI
10.1 rappresenta la procedura Gestione degli Audit Interni, legata alla sezione 10 del
Manuale. L’1 indica che è la prima procedura scritta che fa riferimento al capitolo 10.
Le istruzioni sono indicate con IST XXX n.m, in cui XXX , n, m assumono lo stesso
significato ch hanno nelle procedure.
I moduli presentano un codice di tre lettere (che richiamano il titolo, una lettera che fa
riferimento al luogo e allo scopo per cui si usa e un numero progressivo- XXX Y n.°
Pagina 6 di 9
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti, 5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEI DOCUMENTI
PGQ GDD 4.1
Rev.01 del 25/05/11
La Y vale A (se il modulo riguarda il personale); D (se il modulo riguarda la didattica e
gli studenti, C se riguarda il centralino, T se riguarda l’ufficio tecnico, S se riguarda
l’ufficio stampa , Q se è un modulo legato direttamente al SQ). Per esempio EGD Q 14
è l’elenco generale dei documenti che riguarda direttamente il SQ. 14 indica che è il
quattordicesimo modulo creato nel settore Qualità.
Tutta la modulistica codificata ha gestione e distribuzione autonoma rispetto alle
procedure. Procedure, istruzioni e moduli sono indicate nel modulo EGD Q 14.
c. Verifica di congruenza dei documenti interni e relativa approvazione
Il RGQ verifica la congruità del documento con la norma UNI EN ISO 9001:2008 e con le
specifiche del Manuale della Gestione del Sistema Qualità e delle altre procedure. In caso
di verifica positiva appone la propria firma, in caso negativo riavvia l’iter di elaborazione.
Successivamente il DS approva definitivamente il documento apponendo una seconda
firma. Nel caso di un modulo le firme del RGQ e del DS non vengono poste.
d. Pubblicazione , distribuzione e archiviazione dei documenti interni
Il RGQ gestisce la pubblicazione e la distribuzione del MGQ e delle PGQ, delle IST.
Controlla la pubblicazione e distribuzione dei documenti e la distribuzione della prima
copia. La documentazione pubblicata e distribuita è sempre nello stato di ultima revisione.
Gli originali cartacei, codificati e dotati di stato di revisione, sono archiviati a cura
dell’RGQ. L’RGQ provvede a distribuire copie controllate della documentazione del
Sistema Qualità a tutti tramite il sito dell’istituto.
L’ EGD Q 14, è composto da due matrici di dati. Nella prima sono riportati:
La codifica del documento.
Il titolo del documento.
Lo stato di revisione.
La data dell’ultima revisione/consegna.
Tutti i moduli utilizzati dalla segreteria e distribuiti a docenti, alunni, genitori e personale
ATA, una volta predisposti, vengono consegnati dal RGQ al DSGA che si incarica di
distribuirli nei vari uffici. Tutto il materiale qualità e archiviato in copia cartacea dal RGQ e
in copia informatizzata nel server della segreteria.
L’RGQ ha cura di archiviare, oltre alla copia cartacea in uso di moduli e documenti interni,
anche una copia informatizzata degli stessi.
e. Gestione delle modifiche dei documenti interni
La proposta di modifica di un documento perviene all’RGQ che è l’unico che dà
l’autorizzazione a correggere e verifica alla fine il nuovo documento/modulo.
Pagina 7 di 9
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti, 5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEI DOCUMENTI
PGQ GDD 4.1
Rev.01 del 25/05/11
Il RGQ aggiorna lo stato di revisione, descrive le modifiche apportate al documento e
provvede alla sua pubblicazione e distribuzione con la conseguente eliminazione da parte
degli interessati di quello superato. Nel caso in cui sia necessario od opportuno precisare
le modifiche, specialmente nelle procedure o nel Manuale Sistema Qualità, si possono
evidenziare le stesse in grassetto o con una barra laterale. Questa prassi viene utilizzata
solo per i documenti e non per i moduli per i quali non è prevista la descrizione delle
modifiche.
Nei Documenti che per loro natura cambiano completamente ogni anno non vengono
indicate le modifiche. Per essi viene prevista una revisione annuale. Gli estremi di
riferimento sono forniti dall’anno scolastico e dalla data di stesura.
Il RGQ, in caso di aggiornamento di alcune sezioni del Manuale, le diffonde attraverso il
sito dell’istituto. In caso di modifiche sostanziali l’RGQ informa l’Organismo di
Certificazione dei cambiamenti.
Il RGQ provvede ad archiviare la copia del documento in disuso su cui ha posto la propria
firma e la sigla DOCUMENTO SUPERATO. I documenti superati vengono conservati per
un tempo stabilito dalla Direzione (tempo indicato nella tabella ERQ 17, Elenco
Registrazioni Qualità,
allegata alla procedura PGQ
GDR 4.2 -Gestione delle
Registrazioni, in cui sono indicate anche le modalità di archiviazione).
f. Riesame periodico dei documenti
Il RGQ riesamina annualmente la documentazione del Sistema Qualità al fine di valutarne
la congruità rispetto al variare delle esigenze; sintesi di tale analisi è portata in sede di
riesame della Direzione per condividerne i risultati.
g. Gestione della documentazione interna con l’uso di pacchetti applicativi
L’accesso ai software installati e ai dati archiviati è regolato da un sistema di
autorizzazioni all’ingresso (username e password). I documenti e i dati su supporto
informatico riportano le indicazioni necessarie alla identificazione, anche senza l’uso di
codici. Lo stato di aggiornamento è definito dalla versione del software utilizzato.
h. Gestione della modulistica prestampata
La modulistica prestampata (registri, verbali, ecc…) rimane sotto controllo tramite la
consegna ad un referente ben dichiarato, rintracciabile o per firma di accettazione
dell’incarico o per identificazione sul frontespizio del documento.
i. Gestione della documentazione esterna
L’Istituto individua documenti di origine esterna che hanno rilevanza nell’ambito del
Sistema Qualità e prevede modalità di reperimento, aggiornamento ed archiviazione degli
stessi.
Norme relative al Sistema Qualità.
L’RGQ s’incarica di mantenere aggiornate le norme ISO della Gestione del
Sistema Qualità e il regolamento dell’Organismo di Certificazione, mediante
l’accesso regolare al siti Internet dell’Uni e dell’Organismo di Certificazione.
Pagina 8 di 9
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti, 5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEI DOCUMENTI
L’elenco aggiornato di tale
riferimenti normativi ERN Q16.
PGQ GDD 4.1
Rev.01 del 25/05/11
documentazione è contenuto nell’elenco dei
Leggi, norme e regolamenti dello Stato.
Il DS e il DSGA si incaricano di mantenere aggiornate tutte le leggi cogenti che
influenzano le attività dell’Istituto. Tali documenti sono reperibili on line, nella
Gazzetta Ufficiale, in apposite raccolte o provengono via posta ordinaria
direttamente all’Istituto. Il modulo ERN Q16 riporta l’elenco aggiornato di tali
norme e l’indicazione per il loro reperimento. Inoltre l’Istituto possiede una raccolta
aggiornata delle Gazzette Ufficiali che fa parte del patrimonio della biblioteca. Si fa
presente che per la parte amministrativa la segreteria utilizza manuali (libri
ingressati sul registro della biblioteca) e riviste specializzate (abbonamento
annuale). I manuali sono reperibili presso l’ufficio del DSGA come le riviste, che
quando non sono più attuali vengono archiviate in biblioteca o alienate.
I documenti di origine esterna vengono approvati dal DS che provvede ad inviarli alla
segreteria di competenza per l’assegnazione del numero di protocollo che li identifica e
per l’archiviazione. Se il DS ha individuato eventuali destinatari del documento, la
segreteria provvede a far pervenire copia all’interessato. La conservazione dei documenti
è effettuata per tutto il periodo di validità del documento stesso. L’aggiornamento dei
documenti di origine esterna viene effettuata dall’Istituto sulla base di informazioni
ricevute da enti, banche dati, siti Internet, riviste specializzate, già utilizzate per il
reperimento dei documenti stessi.
5 RIFERIMENTI ED ALLEGATI
Codice
PGQ GDR 4.2
EGD Q14
ERN Q16
ERQ Q17
Titolo
Gestione delle Registrazioni
Elenco Generale Documenti
Elenco Riferimenti Normativi
Elenco Registrazioni della Qualità
Gli allegati alla presente procedura, inseriti nel SQ, costituiscono documentazione esterna
con proprio indice di revisione e di aggiornamento , sono elencati nel modulo EGD Q14
ed archiviati in copia da RGQ.
Pagina 9 di 9