Descrizione funzionale ed operativa del programma di protocollo

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Comune di Pesaro
Descrizione funzionale ed operativa del programma
di protocollo informatico e gestione dei documenti
“Iride web” in uso presso il Comune di Pesaro
Allegato n. 2
al “Manuale di gestione e conservazione dei documenti”
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Comune di Pesaro
Descrizione funzionale ed operativa
del programma di protocollo informatico
e gestione dei documenti “Iride web ”
allegato al “Manuale di gestione e conservazione dei documenti”
Indice
PREMESSA........................................................................................................................................ 3
1
FUNZIONALITÀ DI ACCESSO..................................................................................................... 4
1.1
1.2
2
LOGIN E PASSWORD .................................................................................................................. 4
RUOLI E ABILITAZIONI ................................................................................................................. 4
IL PROTOCOLLO ........................................................................................................................... 5
2.1
REGOLE PER LA COMPILAZIONE DELLA MASCHERA DI PROTOCOLLO ..................................... 5
2.1.1
Campi obbligatori: ............................................................................................................ 5
2.1.2
Mittente/Destinatario: ricerca e inserimento soggetti ................................................. 6
2.1.3
La funzione Aiuto Valori .................................................................................................. 7
2.1.4
Altri campi da compilare.................................................................................................. 7
2.1.5
Registrazione e segnatura del documento .................................................................. 8
2.2
I DOCUMENTI INTERNI ................................................................................................................ 9
2.2.1
Protocollazione e trasmissione dei documenti interni ................................................ 9
2.2.2
Documenti interni – indicazione dei casi di trasmissione cartacea ........................ 10
3
FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI...................................................................................... 12
3.1
4
I FASCICOLI INFORMATICI......................................................................................................... 12
LA SCRIVANIA VIRTUALE......................................................................................................... 13
4.1
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE IN ARRIVO .................................................................... 13
5 GESTIONE DEGLI ATTI INTERNI DA PUBBLICARE ALL’ALBO PRETORIO E NELLA
BACHECA VIRTUALE ......................................................................................................................... 14
6
GESTIONE DELLE DETERMINAZIONI DIRIGENZIALI ........................................................ 15
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
DALLA SCRIVANIA DEL PROPONENTE ...................................................................................... 15
DALLA SCRIVANIA DEL RESPONSABILE ................................................................................... 16
LA FIRMA DIGITALE ................................................................................................................... 16
LA VERIFICA DELLA FIRMA ....................................................................................................... 17
RICHIESTA DI DISPONIBILITÀ FINANZIARIA .............................................................................. 17
DALLA SCRIVANIA DEL SERVIZIO FINANZIARIO ....................................................................... 17
DALLA SCRIVANIA DEL PROPONENTE:..................................................................................... 18
PUBBLICAZIONE E ARCHIVIAZIONE .......................................................................................... 18
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Premessa
Il presente allegato contiene le modalità operative di dettaglio adottate dal Comune per garantire uniformità di comportamento da parte del personale che deve “trattare” i documenti con il programma di
gestione informatizzata e per un corretto utilizzo dello stesso.
Per una completa esposizione delle modalità funzionali del sistema di protocollo informatico adottato
dall’amministrazione, si rimanda alla guida on line di Iride Web.
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Capitolo
1
Funzionalità di accesso
1.1 Login e password
Per accedere al programma del protocollo informatico e di gestione documentale, selezionare dal menù
start/avvio → applicativi comune di Pesaro → Iride Web.
Per l'ingresso in Iride è necessario indicare:
Utente: l'identificativo di ingresso in Iride è comunicato dal CED
Password: password di Iride
Fare click sul bottone “Accedi” per effettuare l’ingresso.
Importante:
seguire le disposizioni per le password stabilite nel documento
programmatico sulla sicurezza:
− Entrare in Iride sempre con il proprio nome utente e password
− Non utilizzare mai nome utente e password di altri colleghi o dirigenti
− Non comunicare mai a nessuno la propria password
− Cambiare la password al primo ingresso e successivamente ogni tre mesi
− Utilizzare almeno 8 caratteri alfanumerici che non abbiano alcun riferimento personale.
Per inserire/modificare la propria password:
dopo aver cliccato su scrivania, compare in alto la barra con i menù → selezionare Login poi → cambio
password.
1.2 Ruoli e abilitazioni
Il ruolo indica la “funzione” con la quale si lavora in Iride. Nel caso in cui un utente possa accedere a
più di un ruolo, questo deve essere selezionato tra quelli disponibili.
Per cambiare ruolo non occorre uscire dal programma: selezionare dalla barra con i menù → login poi
→ cambio ruolo.
Ogni ruolo ha le abilitazioni necessarie e non eccedenti ai compiti da svolgere.
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Capitolo
2
Il protocollo
La maschera di protocollo si apre in modalità di ricerca; ciccando sul bottone Protocollo in alto a sinistra, sarà possibile protocollare un nuovo documento.
Attraverso la maschera di protocollo è possibile:
− protocollare nuovi documenti
− allegare testi e note ai documenti protocollati
− compiere ricerche sui documenti protocollati
2.1 Regole per la compilazione della maschera di Protocollo
La procedura assegna automaticamente l’anno, la data e il numero di protocollazione, e il numero
dell’identificativo. Gli ultimi due elementi vengono visualizzati solo a conferma effettuata.
2.1.1
Campi obbligatori:
L’origine documento distingue i documenti “in arrivo”, “in partenza” ed “interni”.
• Selezionare “in arrivo” per protocollare i documenti provenienti dall'esterno (pochi servizi sono abilitati alla protocollazione in arrivo)
• Selezionare “in partenza” per protocollare i documenti che nascono all'interno dell'Ente e sono diretti a
soggetti esterni. Del documento in partenza rimane un esemplare all'interno dell'Ente (la cosiddetta "minuta") che va a costituire l’archivio corrente, del quale è responsabile l’ufficio indicato nel campo “in
carico”
• Selezionare “interno” per protocollare i documenti che nascono all'interno dell'Ente e vi rimangono.
Per informazioni su quali documenti interni si debbano protocollare si rimanda al “Manuale di gestione
e conservazione dei documenti” art. 9. Per le modalità operative vedi punto 2.2 del presente allegato.
La classifica deve essere assegnata ad ogni documento utilizzando il Piano di classificazione (Titolario)
che compare cliccando sulla lentina (per le modalità operative, vedi “funzione Aiuto Valori” al punto
2.1.3).
La classifica è alla base della fascicolazione che è obbligatoria per i tutti i documenti informatici e anche
i documenti cartacei non protocollati devono essere classificati.
Il tipo documento
Ad ogni documento si deve associare una tipologia al fine di avviare un percorso predefinito (iter).
Come avviene per le determine e le delibere ecc., il documento a cui è associato un iter si visualizza sulla scrivania di carico e ogni suo movimento rimane tracciato all’interno del suddetto percorso.
Il tipo documento è un dato obbligatorio.
L'oggetto di un documento serve ad identificare in modo certo il contenuto di un documento.
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L’inserimento dell’oggetto è una operazione che richiede attenzione, precisione e un giusto grado di sintesi e completezza del contenuto del documento.
Attenzione: non è sufficiente riportare l’oggetto indicato sulla lettera, ma bisogna sintetizzare il testo desumendone le parole chiave.
Non usare: abbreviazioni, acronimi puntati:
non circ.ne ma circoscrizione;
non D.P.R. ma DPR;
non C.G.I.L ma CGIL.
Gli allegati specificandone il numero e descrivendone la tipologia.
Il mittente /destinatario: vedi il punto 2.1.2
Il carico di un documento indica quale unità operativa ha la responsabilità del documento originale o
della minuta. Più in dettaglio:
− nel caso di un protocollo in arrivo il carico individua la U.O.R. al quale un determinato documento
è stato consegnato;
− nel caso di un protocollo in partenza o interno il carico individua chi è depositario del documento
(minuta) che ha generato tale protocollo.
2.1.2
Mittente/Destinatario: ricerca e inserimento soggetti
Prima di inserire un soggetto (mittente o destinatario), si deve effettuare una ricerca per verificare se il
soggetto sia già presente nella banca dati.
Per ricercare un soggetto, inserire parte del nominativo nel campo “cognome” e cliccare il tasto Aiuto
Valori (lentina).
Si aprirà una tabella contente l’elenco dei record con quel nominativo.
All’interno dell’elenco è possibile effettuare una ulteriore ricerca:
cliccare su “NOME” e selezionare “ricerca”. Si aprirà la maschera dove indicare, tra asterischi, un altro
elemento per restringere la ricerca. Dato l’ok, selezionare il nominativo che interessa con un doppio
click per trasferirlo automaticamente nel campo mittente/destinatario.
Solo nel caso in cui il soggetto da inserire non sia presente nella banca dati si procederà alla registrazione del nuovo mittente/destinatario:
cliccare sul bottone “Soggetti” in basso alla scheda di lavoro; si apre la maschera di ricerca
selezionare la sezione “Soggetto”
Inserire i dati (sono obbligatori il nominativo e il comune di residenza. Tutti gli altri dati sono opzionali
e devono essere registrati solo se indicati nel documento).
Per cercare il comune utilizzare l’aiuto valori, come indicato al punto 2.1.3.
Confermare l’inserimento cliccando su “aggiorna” e dare l’ok.
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I Mittenti
Ad ogni documento protocollato in arrivo deve sempre essere associato almeno un mittente.
Compilare i campi relativi alla “griglia Mittenti” seguendo queste indicazioni:
Data Protocollo e Numero Protocollo: vanno indicati la data del protocollo attribuita dal mittente e il
relativo numero. Se il documento non ha un numero di protocollo non utilizzare il campo “data prot”.
Mezzo: va indicato il mezzo di ricevimento (Brevi Manu = BM; posta prioritaria= PRI, ecc.) da scegliersi nella lista Aiuto Valori.
Data di ricevimento: indicare la data in cui il documento è stato ricevuto che può anche essere antecedente alla data di protocollazione.
I destinatari
Nel caso di un protocollo in partenza è necessario specificare almeno un destinatario del
documento.
Compilare i campi relativi alla “griglia Destinatari” seguendo queste indicazioni:
Data invio: è la data in cui il documento esce materialmente dall'ente (spedizione). Non è
un campo obbligatorio
Spese: possono essere indicate le spese di spedizione. Non è un campo obbligatorio
Mezzo: va indicato il mezzo di spedizione ( Brevi Manu = BM; posta prioritaria= PRI, ecc.) da
scegliersi nella lista Aiuto Valori.
Data ricevimento: indicare la data in cui il documento è stato ricevuto dal destinatario.
Ciò sarà possibile solo se il mezzo è brevi manu, fax o raccomandata con ricevuta di
ritorno ed e-mail quando sarà attiva la posta elettronica certificata.
2.1.3
La funzione Aiuto Valori
Queste regole valgono per tutte le tabelle di Aiuto Valori presenti in tutte le maschere.
Cliccando sulla lentina si aprirà una maschera con la tabella dei valori da utilizzare per il campo relativo; per ricercare una parola contenuta all’interno del campo “descrizione” è sufficiente un
click singolo per evidenziarlo, cliccare poi sul tasto ricerca a destra e inserire la parola chiave utilizzando l’asterisco “*”come tasto jolly per facilitare la ricerca stessa.
Attenzione: prima di cliccare la lentina controllare che il campo, relativo al valore da cercare, sia vuoto.
2.1.4
Altri campi da compilare
Quando inserire Numero e Data del Documento:
in arrivo Riportare la data del documento nel campo “Data Doc.” nei seguenti casi:
− Il documento è protocollato e oltre alla data di protocollo reca una seconda data (= data del documento)
− Il documento non è protocollato e reca la data (= data del documento)
in partenza e interno Riportare la data indicata sul documento.
E’ possibile inserire nel campo “num.” un eventuale numero che potrà risultare utile in fase di ricerca
del documento. Ad esempio numeri di riferimento di cittadini privati o associazioni che non hanno protocollo; numero di fax ecc.
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La Data di Evidenza
E' una data evidenziata nel documento stesso.
Ad esempio una scadenza, oppure la data di evento a cui il documento si riferisce, la data
di una convocazione ecc. Può essere utile, oltre che per le ricerche, anche per la gestione
di certe tipologie documentarie. Nel caso di procedura di gare, selezioni, concorsi, è importante la compilazione di questo campo con la data di scadenza della presentazione di offerte/domande.
2.1.5
Registrazione e segnatura del documento
Terminato l’inserimento dei dati, controllare la correttezza di quanto inserito, prima di cliccare sul bottone “inserisci nuovo” a destra della finestra. Il programma registrerà le informazioni inserite, attribuendo il numero di protocollo che dovrà essere riportato sul documento, utilizzando una penna ad inchiostro
rosso.
Dopo tale operazione non sarà più possibile modificare gran parte dei dati registrati.
Contattare l’ufficio protocollo per eventuali problemi in merito.
La registrazione di protocollo è terminata; inizia l’iter del documento appena protocollato e contestualmente la sua gestione nelle scrivanie virtuali.
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2.2 I documenti interni
Di seguito sono illustrate le regole e le modalità operative per protocollare i documenti di cui all’art. 9 c.
1 let. b).
I servizi mittenti sono responsabili della conservazione dell’atto trasmesso agli altri uffici, come già avviene per la minuta della corrispondenza in partenza. In attesa della archiviazione digitale della documentazione, la conservazione deve essere cartacea; pertanto i Responsabili di U.O.R. dovranno:
− sottoscrivere il documento cartaceo
− curare la protocollazione del documento e la trasmissione del file (corrispondente al testo firmato)
ai servizi destinatari
− fascicolare il documento in modalità informatica, in modo da rispecchiare la fascicolazione cartacea
− curare la conservazione cartacea del documento.
Ove la trasmissione informatica non sia possibile per particolari problemi tecnici essa rimarrà cartacea
(vedi punto 2.2.2)
2.2.1
Protocollazione e trasmissione dei documenti interni
Prima di iniziare la registrazione di protocollo, è necessario avere a disposizione il file corrispondente al
documento firmato da trasmettere, quindi:
− aprire la maschera di protocollo; spuntare “interno”
− classificare il documento in base al nuovo titolario
− registrare “POINT” nel capo “tipo documento”
− compilare gli altri campi secondo le consuete regole di protocollo
− indicare nel campo “Mitt. interno” il codice della scrivania del proprio servizio
− indicare nel campo “In carico a” il codice della scrivania del proprio servizio (come avviene per la
posta in partenza)
− aggiornare e riportare sul documento cartaceo il numero di protocollo
− generare le copie per il servizio o i servizi destinatari cliccando sul pulsante in basso “Copie” e attivare il flag a fianco dei codici delle scrivanie di destinazione. Attenzione: utilizzare solo i codici
della “struttura organizzativa in Iride” indicati come scrivanie a cui indirizzare la posta, altrimenti
il destinatario non riceverà il documento e il servizio mittente sarà responsabile della registrazione
di un codice errato
− aggiornare e controllare le copie effettuate cliccando sull’icona documenti collegati.
Per allegare il file del documento:
− aprire con il pulsante in basso “D.M.” la funzione di document management e cliccare il pulsante a
destra “Nuovo All.”,
− selezionare l’icona di Word e con la funzione copia e incolla inserire il testo del file relativo al documento stampato e sottoscritto. Completare aggiungendo il numero di protocollo appena assegnato
dalla procedura e l’indicazione di firmato “f.to” prima del nome e cognome del Responsabile che ha
sottoscritto il documento
oppure
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−
aprire la scheda “Esistente” e attraverso il “browse” recuperare il file del documento che deve essere
allegato, confermare l’inserimento. Selezionare il documento e cliccare il pulsante “Agg./Mod.” per
completare, aggiungendo il numero di protocollo appena assegnato dalla procedura e l’indicazione
di firmato “f.to” prima del nome e cognome del Responsabile che ha sottoscritto il documento.
In breve:
Posta Interna
Registrazione di
protocollo
Il servizio mittente protocolDocumenti interni formali
aventi rilevanza giuridica in- lerà il documento, lo regidicati all’art. 9 c. 1 let. b) del strerà in carico a se stesso e
genererà una copia per ogni
Manuale di gestione e conservizio destinatario
servazione dei documenti
2.2.2
Fascicolazione
Il documento protocollato sarà fascicolato
dal servizio mittente (indicato nel campo
“In carico a ”) che ne curerà la conservazione.
I servizi destinatari potranno fascicolare la
loro copia (NON è obbligatorio, ciascun
servizio ne valuterà l’opportunità).
Documenti interni – indicazione dei casi di trasmissione cartacea
Dal confronto con alcuni servizi sono emersi casi nei quali la trasmissione dei documenti interni deve
continuare ad essere cartacea; li segnaliamo, per garantire uniformità di comportamento, evitare duplicazioni e semplificare il lavoro di tutti.
2.2.2.1 Richiesta NOTIFICA
Ogni qualvolta un servizio richieda di eseguire una notifica a cittadini residenti nel Comune, la Polizia
Municipale utilizza una procedura di Iride, integrata con il sistema di protocollo, per registrare le notifiche; per questo motivo i servizi devono seguire le indicazioni sotto riportate.
La richiesta di notificare un atto deve essere protocollata:
− Aprire la maschera di protocollo; spuntare “interno”
− Usare la tipologia NOT – (attenzione: a questa tipologia è legato l’iter del procedimento di richiesta di notifica, pertanto deve essere usata solo per trasmettere le notifiche alla Polizia Municipale,
non per altri casi!)
− Compilare gli altri campi secondo le indicazioni riportate al punto 2.1
− Indicare nel campo “Mitt.interno” il codice della scrivania del proprio servizio
− Indicare nel campo “In carico a” il codice POL.NOTIF – Polizia Municipale – Notifiche
− Aggiornare; riportare sulla richiesta il numero di protocollo
− Trasmettere la richiesta cartacea e l’atto da notificare in duplice copia al Servizio Polizia Municipale
Attenzione: Non è corretto utilizzare la copia della comunicazione in partenza per Enti esterni per richiedere di effettuare la notifica alla Polizia Municipale.
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2.2.2.2 Corrispondenza per/dal SUAP
Lo Sportello Unico Attività Produttive ha necessità di ricevere documenti con firma autografa per poterli
consegnare ai cittadini/imprese
− Compilare gli altri campi secondo le consuete regole di protocollo
− Indicare nel campo “Mitt. interno” il codice della scrivania del proprio servizio
− Indicare nel campo “In carico a” il codice della scrivania del proprio servizio
− Aggiornare; riportare sul documento cartaceo il numero di protocollo
− Generare la copia per il SUAP cliccando sul pulsante in basso “Copie” e attivando il flag a fianco
del codice SUA.SEGRET
− Trasmettere il documento cartaceo allo Sportello Unico Attività Produttive
2.2.2.3 Richieste di pubblicazione all’ALBO PRETORIO
L’ufficio Albo Pretorio ha necessità di ricevere i documenti cartacei con firma autografa per poter effettuare una pubblicazione regolare all’Albo Pretorio.
− Aggiornare; riportare sul documento cartaceo il numero di protocollo
− Generare la copia cliccando sul pulsante in basso “Copie” e attivando il flag a fianco del codice
IST.DIRET e SI.DIRET
− Allegare il file del documento da pubblicare come indicato al punto 2.2.1
− Trasmettere il documento cartaceo al servizio Affari Istituzionali, ufficio Albo Pretorio
(per la contemporanea pubblicazione nel sito istituzionale del Comune, vedi il punto 5).
2.2.2.4 Altri casi
Quando è necessario trasmettere ai servizi documenti non riconducibili a file il conseguente invio del
cartaceo deve essere indicato nell’oggetto della registrazione di Protocollo, in modo da non creare dubbi
ai servizi destinatari nell’esame della corrispondenza in arrivo sulla propria scrivania virtuale.
− Inserire alla fine dell’oggetto la frase “Invio cartaceo” per facilitare il servizio destinatario nella
gestione della scrivania
− Aggiornare e riportare sul documento cartaceo il numero di protocollo
− Generare le copie per il servizio destinatario cliccando sul pulsante in basso “Copie” e attivando il
flag a fianco del codice della scrivania di destinazione
− Trasmettere il documento cartaceo al servizio destinatario
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Capitolo
3
Fascicolazione dei documenti
3.1 I fascicoli informatici
Per utilizzare la procedura Iride per gestire il fascicolo informatico, presupposto per la archiviazione digitale, è necessario che ogni servizio effettui un’analisi dei propri procedimenti e una verifica sulle modalità di conservazione dei fascicoli cartacei, in modo da organizzare un piano di fascicolazione secondo
una logica archivistica, in collaborazione con l’ufficio Protocollo – Archivio.
Prima di aprire un nuovo fascicolo occorre stabilire con precisione la classifica di riferimento, in quanto
la numerazione dei fascicoli è automatica e progressiva all’interno di ogni Titolo/Classe del nuovo Piano
di Classificazione adottato con delibera di Giunta n. 146/2006, al quale occorre fare riferimento.
Modalità operative
È possibile creare i fascicoli in Iride sia partendo dal pulsante “fascicola”, attivo in molte maschere di
gestione (P119 –protocollo generale, P189 – proposte delibere, P190 – inserimento determinazioni,
P142 – documento generico, ecc.), sia utilizzando la funzione “Fascicoli (Pratiche)” dal menù protocollazione. In entrambi i casi si apre la maschera P135
Nella maschera P135, scheda Pratica, cliccare “inserisci” e compilare i seguenti campi:
− Anno = anno in corso
− Oggetto = l’indicazione deve essere precisa, completa e riconoscibile nel tempo da chiunque
− Classifica = il titolo e la classe – è la base per la gestione dei fascicoli
− A.D. (altri dati) = utilizzare questo campo per indicare il cognome e nome del responsabile del
fascicolo (responsabile del Servizio o del procedimento).
Per inserire i documenti in un fascicolo, dopo aver aggiornato il documento da fascicolare, cliccare il
pulsante “fascicola” per aprire la maschera P135. In alto è riportato il documento da inserire; cliccare
sulla scheda “ricerca” per trovare la pratica di riferimento. Nella scheda ricerca è possibile effettuare la
ricerca utilizzando tutti i campi indicati, con le consuete regole. Eseguita la ricerca, è sufficiente cliccare
su “sposta” per inserire il documento in questione nel fascicolo; confermare. In caso di errore o comunque per togliere un documento dal fascicolo cliccare su “scollega” e confermare.
Per ricercare le proprie pratiche, dal menù informazioni selezionare “Ricerche” ed espandere la finestra. Selezionare “Ricerca per pratiche” e compilare i campi nell’area “Pratica”. Ad esempio digitando il
nominativo del responsabile nel campo “altri dati”, si visualizzeranno tutti i fascicoli corrispondenti, sotto forma di cartelle; cliccandone una, il fascicolo si aprirà mostrando i documenti in esso contenuti.
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Capitolo
4
La Scrivania virtuale
Iride permette di assegnare ad ogni Ufficio o U.O.R. una “Scrivania Virtuale” sulla quale compiere tutte le operazioni relative ai documenti. Un documento in ciascuna fase attiva del proprio Iter si trova assegnato ad una e una sola Scrivania, sulla quale è possibile compiere le operazioni necessarie.
Ogni volta che un documento compare su una Scrivania sono quindi realizzate le seguenti condizioni:
•
il documento è di competenza della Scrivania che lo mostra
•
il documento è di competenza degli Utenti che possono collegarsi a questa Scrivania
•
il documento è in attesa di un passo prestabilito dall’Iter: l’esecuzione di tale passo è l’unico
che permette di far procedere il documento nell’Iter.
4.1 Gestione della documentazione in arrivo
Ogni servizio deve garantire che la scrivania indicata come “scrivania a cui indirizzare la posta” del proprio servizio nella “struttura organizzativa in Iride” sia controllata almeno una volta al giorno
Per prendere in carico il documento (operazione da farsi appena arriva il cartaceo)
− entrare in Iride web e cliccare su scrivania (in alto a destra)
− la scrivania si apre in modalità di “carico”
− cliccare “Arrivo”, il primo bottone in alto a sinistra, per vedere i documenti pervenuti
− spuntare la casella a sinistra e cliccare la scheda “Carico” in alto: questa operazione registrerà la
presa in carico del documento da parte dell’utente della scrivania. Non è possibile movimentare il
documento in arrivo senza prenderlo in carico
− spuntare la casella a sinistra e cliccare il bottone “esegui”; si apre la maschera P142 che permette di
lavorare il documento
− cliccare sull’icona Pdf o Word, per leggere il documento
Attenzione: per leggere un documento di tipologia COP (documento interno o copia di un documento
in arrivo trasmesso dal Protocollo):
− cliccare sul pulsante “Informa” , a destra, si apre la maschera P140
− cliccare sul pulsante “All. Orig.” (allegati all’originale), in basso
− Spuntare l’icona della macchina fotografica e cliccare “visualizza”
− Chiudere la maschera P140
Per fascicolare il documento
− cliccare “Fascicola” in basso (si apre la maschera P135) e poi cliccare “ricerca”
− inserire gli estremi della pratica da ricercare. Ricordare che le pratiche vecchio tipo (create prima del
5 giugno 2007) identificate con un numero di protocollo vanno ricercate inserendo il numero nel
campo “AD” (altri dati)
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− cliccare su “Ricerca” ; il programma torna sulla maschera di fascicolazione
− cliccare su “Sposta” per inserire il documento appena protocollato nella pratica ricercata
− confermare ed uscire dalla maschera P135
− la riga “Pratica” del documento è ora completata
Cliccare su “Avvio” e confermare termina iter, se il documento non deve essere trasmesso ad altra
scrivania.
Capitolo
5
Gestione degli atti interni da pubblicare
all’Albo Pretorio e nella Bacheca Virtuale
Le Delibere di Consiglio e di Giunta sono pubblicate all’Albo Pretorio in modalità cartacea e nel sito del
Comune, in modalità automatica attraverso la bacheca virtuale di Iride come ultimo passo dell’iter delle
delibere.
Per la pubblicazione delle Determinazioni Dirigenziali si rimanda al successivo punto 6.8.
Per tutti gli altri atti (ordinanze, bandi, inviti ecc.) il Responsabile che ha emesso il documento deve richiederne la pubblicazione cartacea all’Albo Pretorio (vedi punto 2.2.2.3) e registrarne la pubblicazione
virtuale in Iride secondo le seguenti modalità:
La richiesta di pubblicazione all’Albo Pretorio deve essere protocollata, secondo le modalità indicate al
punto 2.2.2.3, almeno 2 giorni lavorativi antecedenti il giorno in cui il documento deve essere pubblicato.
La data di pubblicazione deve essere registrata in Iride come segue:
− dalla maschera di protocollo cliccare sul pulsante in basso “Pubblica” si apre la maschera P123
− registrare la data di pubblicazione nel campo “dal” ed indicare i giorni di pubblicazione e aggiornare
− dalla maschera di protocollo cliccare su “DM”, selezionare il documento da pubblicare e cliccare su
“Dettaglio”
− si apre la maschera P090 spuntare la casella corrispondente a “Pubblica” e aggiornare.
A questo punto il documento sarà visualizzato nella Bacheca di Iride dalla data indicata.
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Capitolo
6
Gestione delle determinazioni dirigenziali
Il nuovo iter per le determine con firma digitale permette la loro totale gestione in formato digitale, evitando l’uso della carta.
Il soggetto responsabile di ciascuna fase procedimentale potrà firmare digitalmente il testo del documento od i pareri ad esso allegati. L’azione di firma, oltre a garantire la sottoscrizione da parte del titolare della firma digitale, renderà assolutamente statici e immodificabili tutti i dati dell’atto in questione e di
eventuali allegati.
Fase1 Predisposizione e “composizione” dell’atto e dei suoi allegati tramite “Iride” da parte
dell’ufficio proponente ed invio alla “scrivania” del responsabile per la sua approvazione.
Nel caso siano presenti degli allegati, considerati parte integrante dell’atto, procedere come segue:
Tipologia di allegati
L’allegato è in formato digitale ed è possibile inserirlo nell’atto della determinazione
Metodologia operativa
Inserire il documento, testo o immagine, nello stesso documento (file) della determina – verrà sottoscritto digitalmente un unico documento (il merge
dell’atto).
L’allegato è in formato digitale ma non è possibile
inserirlo nell’atto della determinazione (es. allegato
grafico)
L’allegato non è in formato digitale e non è possibile acquisirlo
Inserire il documento testo o immagine come altro
file – verrà sottoscritto digitalmente sia il merge
dell’atto che l’allegato
Nel testo della determina si dovrà specificare dove
è reperibile e consultabile l’allegato, indicando il
fascicolo archivistico di conservazione e i motivi
per cui non è stato possibile ricondurlo a un documento digitale
6.1 Dalla scrivania del proponente
Per l’inserimento da parte del proponente il procedimento rimane invariato rispetto alla versione con
firma autografa.
Dalla Scrivania:
- cliccare sul pulsante “Det” per inserire i dati salienti nella maschera P190
- cliccare sul pulsante “Ins.Nuovo” e inserire il testo della determina dal pulsante “D.M.”
- cliccare su “Nuovo All.” e scegliendo Word dalla finestra che si apre, è possibile inserire il testo
della determinazione, selezionando l’opportuno schema.
È possibile caricare un documento Word già presente nel file system del proprio pc utilizzando la scheda
“Esistente” nella maschera P090 –“ Inserimento nuovo testo”:
- scegliere il pulsante Browse e selezionare il file nel proprio disco rigido
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- inserire il testo e uscire salvando.
- Tornando nella maschera principale P190, dal pulsante “Impegni” si possono inserire i dati relativi all’intervento, capitolo, ecc. lasciando a zero il campo “Numero” dell’impegno che verrà
compilato dal Servizio Finanziario.
- Salvare mediante il pulsante “Aggiorna”
-
Dare “Avvio”. Si apre una maschera dove scegliere se mandare la determina alla Posizione Organizzativa o direttamente al Dirigente; selezionare la voce di interesse e cliccare su “Conferma”.
Se si sceglie la Posizione Organizzativa verrà aperta una finestra con l’elenco delle Posizioni Organizzative: selezionare quella desiderata e dare Conferma. La determina verrà spostata alla scrivania selezionata.
6.2 Dalla scrivania del Responsabile
A questo punto il Dirigente/Posizione Organizzativa si troverà la determinazione nella sezione “Arrivo”
della sua scrivania:
- selezionarla, cliccare “Carico” e poi “Esegui” per poterla aprire e controllare.
Se ci sono errori:
- fare “Avvio” e rimandarla direttamente al Proponente.
Se va bene:
- numerarla con il pulsante “Numera”. Una volta numerata si procede con il “Componi Atto”. Si
apre una maschera con l’aiuto valori: scegliere lo schema della firma digitale
Una volta concluso il Componi Atto:
- dalla sezione D.M. si deve trasformare il testo della determina in PDF affinché non sia ulteriormente
modificabile. Per farlo, selezionare la riga nella finestra P090 e cliccare sul pulsante PDF.
Una nuova riga comparirà nella maschera P090 con l’icona del PDF.
6.3 La firma digitale
- Selezionare il documento in pdf per firmarlo digitalmente.
- Assicurarsi che il lettore di Smart card sia correttamente collegato al pc ed inserire la Carta Raffaello
per la firma digitale (deve accendersi la luce verde nel lettore e il chip deve essere posizionato verso
l’interno rivolto in alto).
- Digitare il codice pin nell’apposito campo. Se la firma è stata apposta correttamente, l’icona che identificava il pdf viene modificata nella seguente:
per evidenziare la presenza della firma. Comparirà
anche una coccarda sotto la voce Firma.
A questo punto si può dare l’avvio alla determina che passerà o al Servizio Finanziario o alla firma del
Dirigente se vi è una Posizione Organizzativa. In quest’ultimo caso il Dirigente (se la determina è a posto) può procedere alla firma come sopra descritto. Dopo la firma del Dirigente nella finestra P090 comparirà una doppia coccarda a visualizzare che vi è più di una firma digitale collegata al documento.
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Comune di Pesaro
6.4 La verifica della firma
Per controllare chi ha firmato digitalmente e controllare i certificati
- cliccare sul pulsante “Verif. Fr.”
Per visualizzare un documento firmato digitalmente
- selezionare e cliccare sul pulsante “Visualizza”. Si apre il programma Dike che permette la visualizzazione sia del certificato della firma digitale sia del documento in pdf firmato digitalmente. - Cliccare sul
pulsante “Visualizza documento” per visualizzare il file.
6.5 Richiesta di disponibilità finanziaria
Se si utilizzano fondi di un altro Servizio ed è necessario avere il parere di disponibilità finanziaria di un
altro Dirigente, è possibile, dopo aver dato l’Avvio
- scegliere l’opzione “Verifica Disp. Finanziaria”. Si apre l’elenco delle scrivanie dei dirigenti,
- quindi selezionare quella d’interesse e dare “Conferma”.
La determina si sposterà nella scrivania scelta, dove il Dirigente potrà apporre il suo parere favorevole
alla disponibilità finanziaria e firmarlo digitalmente come segue.
Dalla sezione Arrivo della Scrivania
- portare la determina in Carico, cliccare “esegui”, andare su “D.M.” per visualizzare come descritto in precedenza
- porre il parere, selezionando il PDF firmato e andando nella scheda “Pareri” .
- Cliccare su “Nuovo All.”: si apre una finestra con gli schemi dei pareri
- selezionare quello di disponibilità finanziaria.
Terminata la compilazione del parere, il file deve essere trasformato in PDF per essere firmato.
-
selezionare la riga con il PDF e cliccare sul pulsante “Firma”
cliccare “Avvio”, la determina tornerà automaticamente alla scrivania di chi l’aveva inviata per
il parere.
Il Dirigente potrà inviare la determina ad altri dirigenti per eventuali altri pareri di disponibilità finanziaria o al Servizio Ragioneria per l’accertamento dell’impegno.
6.6 Dalla scrivania del Servizio Finanziario
Il Servizio Finanziario, dopo i controlli necessari, può attribuire il numero dell’impegno e mandare alla
firma per la copertura finanziaria o, eventualmente, rimandare la determina al proponente. In
quest’ultimo caso, essendo i documenti firmati digitalmente non modificabili, si dovrà procedere ad una
nuova versione del testo della determina.
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Comune di Pesaro
6.7 Dalla scrivania del proponente:
- andare su “D.M.”, cliccare sull’icona di Word con il testo originale della determina e quindi sul pulsante “Versione”.
Si crea così una nuova riga con la versione 1 del testo della determina:
- selezionandolo ed aprendolo in “Modifica” si può procedere alle modifiche. Questa versione modificata dovrà rifare lo stesso percorso della prima versione e riottenere tutte le firme.
Quando la scrivania manda la determina alla firma della copertura finanziaria, il dirigente del Servizio
Finanziario procede a dare il suo parere di copertura finanziaria:
- da “Arrivo” portare in “Carico” la determina,
- cliccare “Esegui”, poi “D.M.” e selezionare la versione corretta (quella con la spunta nella voce
Princ. )
- andare sulla scheda “Pareri”
- inserire il parere con “Nuovo All.” e scegliere il visto di copertura finanziaria dall’aiuto valori
Una volta pronto il parere:
- selezionare il parere
- cliccare sul pulsante “PDF”. La versione in PDF andrà firmata con il solito procedimento. Una
volta firmata la determina, con “Avvio” la si manderà alla pubblicazione.
6.8 Pubblicazione e archiviazione
Dalla scrivania del Servizio Affari Istituzionali, si procede a mettere in carico la determina e a stampare
tutti i PDF (firmati digitalmente) per essere affissi all’Albo Pretorio. Stampato il tutto si dà “Avvio” e la
determina va in Sosta per la pubblicazione. Cliccando sul pulsante
, si apre la maschera P191
da dove è possibile selezionare le determine da pubblicare ed impostare la data di pubblicazione. Cliccare “Aggiorna” e aspettare il messaggio di avvenuta pubblicazione.
Dare Avvio: la fase di pubblicazione è terminata.
Trascorsi i relativi giorni di pubblicazione, la determina viene visualizzata automaticamente nella sezione “Carico” della scrivania degli Servizio Affari Istituzionali da dove deve essere eseguita per terminare
l’iter. Con questo passaggio la determina viene recuperata dal programma della Top Consult per la sua
conservazione.
L’iter della determina è terminato.
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Descrizione funzionale ed operativa del programma di protocollo

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